Wat is een Appointment Setter en waarom is het essentieel voor moderne bedrijven?
In een wereld waar tijd geld is en leads de brandstof zijn van groei, speelt de appointment setter een steeds belangrijkere rol in het commerciële landschap. Of je nu werkt in de sales, vastgoed, zakelijke dienstverlening of online coaching – zonder een efficiënte aanpak om potentiële klanten te bereiken, val je al snel achter op je concurrentie.
De beste appointment setters van Nederland zijn aangesloten bij Virtual Assistant Nederland. Onze organisatie brengt opdrachtgevers en opdrachtnemers bij elkaar. Interesse? Meldt je dan vrijblijvend bij ons aan.
- Maar wat doet een appointment setter nu precies?
- Waarom is het zo’n waardevolle schakel in het verkoopproces?
- En hoe kun jij hier als ondernemer slim op inspelen?
De beste appointment setters van Nederland zijn aangesloten bij Virtual Assistant Nederland. Onze organisatie brengt opdrachtgevers en opdrachtnemers bij elkaar. Interesse? Meldt je dan vrijblijvend bij ons aan.
De definitie van een appointment setter
Een appointment setter is iemand die verantwoordelijk is voor het inplannen van afspraken tussen potentiële klanten (leads) en verkopers of adviseurs binnen een bedrijf. Dit kan telefonisch gebeuren, via e-mail, WhatsApp of sociale media.
De appointment setter screent leads, kwalificeert ze en zorgt ervoor dat alleen geïnteresseerde en relevante klanten worden doorgezet naar de salesafdeling.
Simpel gezegd: de appointment setter opent de deur, zodat de verkoper naar binnen kan stappen.
De appointment setter screent leads, kwalificeert ze en zorgt ervoor dat alleen geïnteresseerde en relevante klanten worden doorgezet naar de salesafdeling.
Simpel gezegd: de appointment setter opent de deur, zodat de verkoper naar binnen kan stappen.
Waarom zijn appointment setters belangrijk?
Veel ondernemers verspillen waardevolle tijd aan koude acquisitie, het najagen van ongekwalificeerde leads of het inplannen van gesprekken met mensen die eigenlijk (nog) niet geïnteresseerd zijn. Een goede appointment setter voorkomt dit.
Hij of zij zorgt ervoor dat het verkoopteam alleen spreekt met mensen die serieus zijn, waardoor:
Voor bedrijven die dagelijks nieuwe leads binnenkrijgen – bijvoorbeeld via advertenties, webinars of social media – is het onmisbaar om een appointment setter in te zetten.
Hij of zij zorgt ervoor dat het verkoopteam alleen spreekt met mensen die serieus zijn, waardoor:
- De conversieratio stijgt
- De verkooptijd korter wordt
- De klanttevredenheid hoger is
- En er meer structuur komt in het verkoopproces
Voor bedrijven die dagelijks nieuwe leads binnenkrijgen – bijvoorbeeld via advertenties, webinars of social media – is het onmisbaar om een appointment setter in te zetten.
Wat zijn de taken van een appointment setter?
Een professionele appointment setter doet veel meer dan alleen afspraken inplannen.
Hieronder zie je de belangrijkste taken:
1. Leadopvolging
Snel en adequaat opvolgen van binnengekomen leads. In veel sectoren geldt: wie het eerst belt, wint. De appointment setter neemt dus zo snel mogelijk contact op met de potentiële klant.
2. Kwalificeren van leads
Niet elke lead is relevant. De appointment setter stelt gerichte vragen om te bepalen of iemand daadwerkelijk binnen de doelgroep valt en voldoende interesse of budget heeft.
3. Agendabeheer
Het plannen van afspraken op een manier die logisch is voor het salesteam en efficiënt voor het bedrijf. Denk aan het combineren van afspraken in dezelfde regio of het vermijden van dubbele boekingen. Dit is wat een professioneel callcenter voor je doet.
4. Informatie verzamelen
Een goede appointment setter noteert belangrijke informatie, zoals klantbehoeftes, voorkeuren, bezwaren of eerdere contactmomenten. Dit helpt de verkoper om goed voorbereid het gesprek in te gaan.
5. Gebruik van CRM-systemen
Professionele appointment setters werken met CRM-software (zoals HubSpot, Salesforce of Pipedrive) om overzicht te houden in het leadproces en de opvolging gestructureerd te laten verlopen.
Hieronder zie je de belangrijkste taken:
1. Leadopvolging
Snel en adequaat opvolgen van binnengekomen leads. In veel sectoren geldt: wie het eerst belt, wint. De appointment setter neemt dus zo snel mogelijk contact op met de potentiële klant.
2. Kwalificeren van leads
Niet elke lead is relevant. De appointment setter stelt gerichte vragen om te bepalen of iemand daadwerkelijk binnen de doelgroep valt en voldoende interesse of budget heeft.
3. Agendabeheer
Het plannen van afspraken op een manier die logisch is voor het salesteam en efficiënt voor het bedrijf. Denk aan het combineren van afspraken in dezelfde regio of het vermijden van dubbele boekingen. Dit is wat een professioneel callcenter voor je doet.
4. Informatie verzamelen
Een goede appointment setter noteert belangrijke informatie, zoals klantbehoeftes, voorkeuren, bezwaren of eerdere contactmomenten. Dit helpt de verkoper om goed voorbereid het gesprek in te gaan.
5. Gebruik van CRM-systemen
Professionele appointment setters werken met CRM-software (zoals HubSpot, Salesforce of Pipedrive) om overzicht te houden in het leadproces en de opvolging gestructureerd te laten verlopen.
Wat maakt een goede appointment setter?
Niet iedereen is geschikt voor dit werk. Een goede appointment setter heeft de volgende eigenschappen:
Daarnaast is het belangrijk dat de appointment setter past bij de tone of voice van het bedrijf. Iemand die afspraken inplant voor een zakelijke dienstverlener moet anders communiceren dan iemand die afspraken maakt voor een kapsalon of personal trainer.
- Communicatief sterk: helder, overtuigend en met empathie
- Commercieel inzicht: weet waar de kansen liggen
- Stressbestendig: kan omgaan met targets en drukke agenda’s
- Organisatievermogen: houdt overzicht over tientallen leads en afspraken
- Doorzettingsvermogen: geeft niet op bij een eerste “nee”
Daarnaast is het belangrijk dat de appointment setter past bij de tone of voice van het bedrijf. Iemand die afspraken inplant voor een zakelijke dienstverlener moet anders communiceren dan iemand die afspraken maakt voor een kapsalon of personal trainer.
In-house of appointment setting uitbesteden?
Veel bedrijven twijfelen: nemen we een appointment setter in dienst, of besteden we dit uit aan een bureau of virtueel assistent? Beide opties hebben hun voor- en nadelen.
Voordelen van in-house
Het hangt af van je type business, je budget en de hoeveelheid leads die je ontvangt.
Voordelen van in-house
- Meer controle en directe aansturing
- Meer binding met je merk en je team
- Snellere aanpassing aan interne processen
- Geen werkgeversverplichtingen
- Flexibel opschalen of afschalen
- Vaak veel ervaring in het voeren van gesprekken
Het hangt af van je type business, je budget en de hoeveelheid leads die je ontvangt.
Waar vind je een goede appointment setter?
Er zijn verschillende manieren om een ervaren appointment setter te vinden:
Een andere mogelijkheid is om iemand in te huren die eerst op commissie werkt – bijvoorbeeld €100 per ingeplande afspraak – en pas bij bewezen resultaten een vaste samenwerking aangaat.
- Via freelance platforms zoals Virtual Assistant Nederland
- Door samen te werken met een VA-bureau (virtuele assistenten)
- Door iemand zelf op te leiden binnen je team
- Via specialistische bureaus die zich richten op leadgeneratie en telefonische sales
Een andere mogelijkheid is om iemand in te huren die eerst op commissie werkt – bijvoorbeeld €100 per ingeplande afspraak – en pas bij bewezen resultaten een vaste samenwerking aangaat.
Tools voor appointment setters
Om het appointment setting efficiënt te doen, maken appointment setters gebruik van verschillende tools:
Door deze tools slim in te zetten, kun je het werk deels automatiseren en sneller opschalen.
- Calendly of YouCanBook.me voor automatische agenda-afspraken
- WhatsApp Business voor snelle communicatie
- CRM-systemen om klantgegevens bij te houden
- Script templates met standaard vragen en antwoorden
- Zapier of Make om leads automatisch van je website door te sturen naar een spreadsheet of mail
Door deze tools slim in te zetten, kun je het werk deels automatiseren en sneller opschalen.
Een appointment setter is onmisbaar!
Of je nu leads binnenkrijgt via advertenties, netwerkevenementen of een nieuwsbrief – zonder opvolging zijn het slechts losse lijntjes.
Een goede appointment setter knoopt al die lijntjes aan elkaar, plant kwalitatieve gesprekken in en zorgt ervoor dat je verkoopteam kan doen waar het goed in is: closen.
Wil jij meer omzet, minder tijd verspillen en je bedrijf laten groeien? Dan is een goede appointment setter van Virtual Assistant Nederland géén luxe, maar een slimme investering.
Een goede appointment setter knoopt al die lijntjes aan elkaar, plant kwalitatieve gesprekken in en zorgt ervoor dat je verkoopteam kan doen waar het goed in is: closen.
Wil jij meer omzet, minder tijd verspillen en je bedrijf laten groeien? Dan is een goede appointment setter van Virtual Assistant Nederland géén luxe, maar een slimme investering.
