Backoffice uitbesteden aan een freelancer
De backoffice uitbesteden.
Van gegevensinvoer tot salarisadministratie en meer, er zijn waarschijnlijk verschillende taken die uw middelen uitputten, terwijl u zich in plaats daarvan zou kunnen concentreren op kerncompetenties.
Hoewel dit soort backofficefuncties zeker belangrijk zijn, is het niet bevorderlijk om er te veel tijd en geld aan te besteden in de huidige competitieve markt.
Volgens Virtual Assistant Nederland zijn de gemeenschappelijke uitdagingen voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) onder meer:
Hoe kunnen we deze uitdagingen overwinnen?
Backoffice uitbesteden is een overtuigende zaak.
Lees verder voor meer informatie over wat het voor uw bedrijf kan betekenen.
Van gegevensinvoer tot salarisadministratie en meer, er zijn waarschijnlijk verschillende taken die uw middelen uitputten, terwijl u zich in plaats daarvan zou kunnen concentreren op kerncompetenties.
Hoewel dit soort backofficefuncties zeker belangrijk zijn, is het niet bevorderlijk om er te veel tijd en geld aan te besteden in de huidige competitieve markt.
Volgens Virtual Assistant Nederland zijn de gemeenschappelijke uitdagingen voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) onder meer:
- Gebrek aan financiële kennis en kwaliteitstalent
- Ontoereikende netwerken dragen bij aan een trage expansie
- Hogere transactiekosten dan grote bedrijven
- Onvoldoende ondernemersgeest en middelen
Hoe kunnen we deze uitdagingen overwinnen?
Backoffice uitbesteden is een overtuigende zaak.
Lees verder voor meer informatie over wat het voor uw bedrijf kan betekenen.
Hoe werkt een backoffice uitbesteden?
Net als bij elke vorm van uitbesteden, houdt backoffice uitbesteden in dat specifieke functies worden overgedragen aan een derde partij.
Door dit te doen, kunt u niet kerntaken zoals marketing, boekhouding, human resources (HR) en IT delegeren om de efficiëntie te verbeteren en kosten te verlagen.
Dit leidt natuurlijk tot positieve groei, omdat je meer ruimte hebt om je volledige potentieel te benutten.
Een bedrijf dat superieure toegang biedt tot getalenteerd personeel en de nieuwste technologieën zal uw backoffice voor u overnemen.
Door de overstap te maken, kunt u de kosten van talloze backoffice uitgaven besparen die anders uw kapitaal zouden opslokken.
Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
Uw bedrijfspartner waaraan u uw backoffice uitbesteed kan overal gevestigd zijn door heel Nederland.
Beide benaderingen hebben hun eigen potentiële voor- en nadelen.
Hoewel lokale aanbieders over het algemeen duurder zijn, zijn ze bijvoorbeeld doorgaans betrouwbaarder en gemakkelijker in de omgang.
Uitbestedingsbedrijven hebben een aantal unieke uitdagingen.
Waaronder:
Wat er precies kan worden uitbesteed, is afhankelijk van wat uw backoffice momenteel doet. Het kan elke niet klantgerichte functie zijn.
Het zijn doorgaans de meer proces gestuurde en resource intensieve taken zoals inkoop, analyse en gegevensinvoer.
Door dit te doen, kunt u niet kerntaken zoals marketing, boekhouding, human resources (HR) en IT delegeren om de efficiëntie te verbeteren en kosten te verlagen.
Dit leidt natuurlijk tot positieve groei, omdat je meer ruimte hebt om je volledige potentieel te benutten.
Een bedrijf dat superieure toegang biedt tot getalenteerd personeel en de nieuwste technologieën zal uw backoffice voor u overnemen.
Door de overstap te maken, kunt u de kosten van talloze backoffice uitgaven besparen die anders uw kapitaal zouden opslokken.
Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
- Kantoorruimte en nutsvoorzieningen
- Personeel aannemen en compenseren
- Hardware en software
- Uitrusting en onderhoud
- Personeelsbeloningen en behoud
Uw bedrijfspartner waaraan u uw backoffice uitbesteed kan overal gevestigd zijn door heel Nederland.
Beide benaderingen hebben hun eigen potentiële voor- en nadelen.
Hoewel lokale aanbieders over het algemeen duurder zijn, zijn ze bijvoorbeeld doorgaans betrouwbaarder en gemakkelijker in de omgang.
Uitbestedingsbedrijven hebben een aantal unieke uitdagingen.
Waaronder:
- Taalkundige en culturele barrières
- Juridische en nalevingskwesties
- Communicatieproblemen
- Beveiligingszorgen
Wat er precies kan worden uitbesteed, is afhankelijk van wat uw backoffice momenteel doet. Het kan elke niet klantgerichte functie zijn.
Het zijn doorgaans de meer proces gestuurde en resource intensieve taken zoals inkoop, analyse en gegevensinvoer.
Kosten van uitbesteden
In ruil voor hun diensten rekent uw uitbestedingspartner een vergoeding aan op basis van hun prijsmodel.
De meeste providers hanteren een uurtarief voor de fte’s of fulltime equivalent.
Een eenheid die de werklast van hun werknemers aangeeft in het kader van de taken die worden uitgevoerd.
Anderen rekenen per transactie, afgewogen met kwaliteitscontrolemaatregelen.
Er zijn ook 'co sourcing' of' personeelsleasemodellen' die voor elke medewerker in rekening worden gebracht.
Deze komen het meest voor bij functies waarvoor specialistische vaardigheden vereist zijn of in scenario's waarin bedrijven rechtstreeks een overzees team willen aansturen.
Houd zelf de controle
Met andere woorden, ze laten het beheer en de controle van externe medewerkers niet over aan de aanbieder, maar doen het zelf.
Met dit soort prijsstructuren faciliteert de provider kantoorruimte, salarisadministratie, verwerking en IT ondersteuning voor hun werknemers, die rapporteren aan het thuisland van het bedrijf.
Deze modellen zijn meestal goedkoper omdat de uitbestedingspartner niet verantwoordelijk is voor de prestaties van medewerkers.
Dat wordt natuurlijk aan het bedrijf overgelaten.
Leasing van personeel
Leasing van personeel wordt in rekening gebracht in de vorm van een maandelijkse servicevergoeding, waarbij de lonen en exploitatiekosten worden doorberekend tegen kostprijs of tegen een vooraf overeengekomen kleine opslag.
Het is belangrijk om even de tijd te nemen om het juiste prijsmodel voor uw behoeften te vinden.
Zo zorgt u ervoor dat uw uitbestedingsbudget correct wordt besteed.
Dit is essentieel om zoveel mogelijk van de bespaarde middelen te kunnen herinvesteren in andere belangrijke, inkomsten genererende processen die uw bedrijf vooruit helpen.
De meeste providers hanteren een uurtarief voor de fte’s of fulltime equivalent.
Een eenheid die de werklast van hun werknemers aangeeft in het kader van de taken die worden uitgevoerd.
Anderen rekenen per transactie, afgewogen met kwaliteitscontrolemaatregelen.
Er zijn ook 'co sourcing' of' personeelsleasemodellen' die voor elke medewerker in rekening worden gebracht.
Deze komen het meest voor bij functies waarvoor specialistische vaardigheden vereist zijn of in scenario's waarin bedrijven rechtstreeks een overzees team willen aansturen.
Houd zelf de controle
Met andere woorden, ze laten het beheer en de controle van externe medewerkers niet over aan de aanbieder, maar doen het zelf.
Met dit soort prijsstructuren faciliteert de provider kantoorruimte, salarisadministratie, verwerking en IT ondersteuning voor hun werknemers, die rapporteren aan het thuisland van het bedrijf.
Deze modellen zijn meestal goedkoper omdat de uitbestedingspartner niet verantwoordelijk is voor de prestaties van medewerkers.
Dat wordt natuurlijk aan het bedrijf overgelaten.
Leasing van personeel
Leasing van personeel wordt in rekening gebracht in de vorm van een maandelijkse servicevergoeding, waarbij de lonen en exploitatiekosten worden doorberekend tegen kostprijs of tegen een vooraf overeengekomen kleine opslag.
Het is belangrijk om even de tijd te nemen om het juiste prijsmodel voor uw behoeften te vinden.
Zo zorgt u ervoor dat uw uitbestedingsbudget correct wordt besteed.
Dit is essentieel om zoveel mogelijk van de bespaarde middelen te kunnen herinvesteren in andere belangrijke, inkomsten genererende processen die uw bedrijf vooruit helpen.
Voordelen van het uitbesteden
Bent u nog steeds sceptisch?
Dit zijn de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van uw backoffice behoeften.
1.Lagere kosten
De belangrijkste reden dat de meeste bedrijven uitbesteden, is hoe het hun bedrijfsresultaten kan verbeteren.
Het ontwikkelen en onderhouden van de infrastructuur die nodig is om een backoffice te runnen is duur en tijdrovend.
Uw provider is verantwoordelijk voor de afhandeling van de kosten in verband met het werven, trainen en betalen van personeel.
Dit omvat vergoedingen, voordelen en belastingen.
Kosten
De kosten van apparatuur, gereedschappen, nutsvoorzieningen en kantoorruimte worden ook overgedragen aan uw uitbestedingspartner.
Door simpelweg een interne IT afdeling te verzenden, kunt u tienduizenden jaarlijkse uitgaven besparen.
Dit kan het geval zijn met alleen uw gegevens en netwerkbeheerders, die hoge salarissen eisen.
Dit vertaalt zich natuurlijk in meer financiële vrijheid aan uw zijde.
U heeft meer geld om een voorsprong te nemen op de concurrentie en uw producten of diensten tegen lagere kosten aan te bieden.
Als alternatief kunt u de bespaarde middelen herinvesteren in andere afdelingen die meer bevorderlijk zijn voor groei.
2.Ononderbroken service
Hardware en softwarebeheer is aanzienlijk uitdagender geworden met de vooruitgang van de technologie.
De behoefte aan innovatieve oplossingen is groter dan ooit.
Dit omvat het kunnen bieden van een continue stroom van functionaliteit voor uw interne processen, vooral als het gaat om de IT afdeling.
Een uitbestedingsbedrijf dat gespecialiseerd is in IT, kan deze technische aspecten aan en stelt u in staat om 24/7 service te verlenen.
Dit resulteert in gelukkigere klanten en efficiëntere bedrijfsprocessen.
3.Demp angst
Zowel u als uw medewerkers zullen minder ongerust zijn wanneer een goed rampenbeheer en herstelsysteem wordt geïmplementeerd door de juiste uitbestede dienstverlener.
De uitdagingen van het uitvallen van een netwerk of het crashen van een computer zijn niet alleen fysiek, maar ook zorgwekkend voor de mensen die met de technologieën werken.
Er zijn zorgen over productiviteitsverlies, beveiligingsbedreigingen en gegevensverlies.
Deze zorgen zullen verdwijnen als de diensten voldoende worden beschermd en onderhouden.
4.Lager risico
Het valt niet te ontkennen dat elke soort bedrijfsinvestering een zeker risico met zich meebrengt.
Een steeds veranderende barrière van lokale regelgeving, concurrenten, marktomstandigheden en technologieën zorgt hiervoor.
Het externe team waarmee u samenwerkt, neemt een groot deel van dit risico op zich, waardoor zij het op zich kunnen nemen en het effectiever kunnen vermijden.
5.Noodherstel
Laten we zeggen dat er iets gebeurt. Wat gebeurt er dan? Of het nu gaat om een cyberaanval, overstroming, aardbeving of gewoon een menselijke fout, het management moet het probleem snel en correct kunnen aanpakken, zodat het niet leidt tot kostbaar gegevensverlies.
Laten we verzekeringsclaims, klantrelaties, structurele schade en tal van andere taken niet vergeten.
De meeste bedrijven zijn slecht toegerust om met dit soort verantwoordelijkheden om te gaan, die zich elk moment kunnen voordoen.
Hulp van buitenaf van professionals die goed thuis zijn in disaster recovery en die de back uptechnologie bij de hand hebben, kan daarom buitengewoon waardevol blijken te zijn.
6.Naleving en beveiliging
Als het om gegevensbescherming gaat, volstaat het om te zeggen dat u nooit te veilig kunt zijn.
Bekijk deze grote datalekken van een paar jaar geleden:
Deze vormen een fractie van de datalekken die bedrijven de afgelopen jaren hebben meegemaakt.
Om u hiertegen te beschermen, moet uw bedrijf up-to-date zijn met de nieuwste beveiligingsnormen.
Dit omvat het controleren of u een firewall en de juiste software heeft geïnstalleerd, evenals of alle werkstations en servers zijn gecontroleerd.
Verantwoordelijkheden
Deze verantwoordelijkheden vergen natuurlijk allemaal tijd, geld, moeite en expertise om uit te voeren.
Een uitbestede dienstverlener kan ervoor zorgen dat u niet alleen veilig blijft, maar ook voldoet aan de geldende regelgeving.
Dit kan u verderop op de weg veel problemen besparen.
7.Talent en technologie
Een ander voordeel van backoffice uitbesteden is dat u toegang krijgt tot geschoold personeel met de nodige expertise om hoge resultaten te behalen.
En in plaats van nieuwe software en hardware aan te schaffen en te onderhouden, voorziet uw leverancier in uw technologische behoeften.
Dit kan vooral waardevol zijn als het gaat om IT gerelateerde functies.
8.Productiviteit
Misschien ligt de echte waarde van backoffice uitbesteden erin u te helpen uw tijd en budget opnieuw te investeren in belangrijke prioriteiten.
Kostenbesparingen vormen de basis, terwijl meer vrijheid om zich te concentreren op kerncomponenten de groei verder stimuleert.
Uw medewerkers zullen ook gelukkiger en efficiënter zijn wanneer ze doen waar ze goed in zijn, in tegenstelling tot gewone, repetitieve taken.
Dit zijn de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van uw backoffice behoeften.
1.Lagere kosten
De belangrijkste reden dat de meeste bedrijven uitbesteden, is hoe het hun bedrijfsresultaten kan verbeteren.
Het ontwikkelen en onderhouden van de infrastructuur die nodig is om een backoffice te runnen is duur en tijdrovend.
Uw provider is verantwoordelijk voor de afhandeling van de kosten in verband met het werven, trainen en betalen van personeel.
Dit omvat vergoedingen, voordelen en belastingen.
Kosten
De kosten van apparatuur, gereedschappen, nutsvoorzieningen en kantoorruimte worden ook overgedragen aan uw uitbestedingspartner.
Door simpelweg een interne IT afdeling te verzenden, kunt u tienduizenden jaarlijkse uitgaven besparen.
Dit kan het geval zijn met alleen uw gegevens en netwerkbeheerders, die hoge salarissen eisen.
Dit vertaalt zich natuurlijk in meer financiële vrijheid aan uw zijde.
U heeft meer geld om een voorsprong te nemen op de concurrentie en uw producten of diensten tegen lagere kosten aan te bieden.
Als alternatief kunt u de bespaarde middelen herinvesteren in andere afdelingen die meer bevorderlijk zijn voor groei.
2.Ononderbroken service
Hardware en softwarebeheer is aanzienlijk uitdagender geworden met de vooruitgang van de technologie.
De behoefte aan innovatieve oplossingen is groter dan ooit.
Dit omvat het kunnen bieden van een continue stroom van functionaliteit voor uw interne processen, vooral als het gaat om de IT afdeling.
Een uitbestedingsbedrijf dat gespecialiseerd is in IT, kan deze technische aspecten aan en stelt u in staat om 24/7 service te verlenen.
Dit resulteert in gelukkigere klanten en efficiëntere bedrijfsprocessen.
3.Demp angst
Zowel u als uw medewerkers zullen minder ongerust zijn wanneer een goed rampenbeheer en herstelsysteem wordt geïmplementeerd door de juiste uitbestede dienstverlener.
De uitdagingen van het uitvallen van een netwerk of het crashen van een computer zijn niet alleen fysiek, maar ook zorgwekkend voor de mensen die met de technologieën werken.
Er zijn zorgen over productiviteitsverlies, beveiligingsbedreigingen en gegevensverlies.
Deze zorgen zullen verdwijnen als de diensten voldoende worden beschermd en onderhouden.
4.Lager risico
Het valt niet te ontkennen dat elke soort bedrijfsinvestering een zeker risico met zich meebrengt.
Een steeds veranderende barrière van lokale regelgeving, concurrenten, marktomstandigheden en technologieën zorgt hiervoor.
Het externe team waarmee u samenwerkt, neemt een groot deel van dit risico op zich, waardoor zij het op zich kunnen nemen en het effectiever kunnen vermijden.
5.Noodherstel
Laten we zeggen dat er iets gebeurt. Wat gebeurt er dan? Of het nu gaat om een cyberaanval, overstroming, aardbeving of gewoon een menselijke fout, het management moet het probleem snel en correct kunnen aanpakken, zodat het niet leidt tot kostbaar gegevensverlies.
Laten we verzekeringsclaims, klantrelaties, structurele schade en tal van andere taken niet vergeten.
De meeste bedrijven zijn slecht toegerust om met dit soort verantwoordelijkheden om te gaan, die zich elk moment kunnen voordoen.
Hulp van buitenaf van professionals die goed thuis zijn in disaster recovery en die de back uptechnologie bij de hand hebben, kan daarom buitengewoon waardevol blijken te zijn.
6.Naleving en beveiliging
Als het om gegevensbescherming gaat, volstaat het om te zeggen dat u nooit te veilig kunt zijn.
Bekijk deze grote datalekken van een paar jaar geleden:
- Bij meer dan 4,8 miljoen gebruikers bij V tech zijn hun gegevens in gevaar gebracht.
- Gestolen oproeplogboeken en opnames leidden tot schending van de rechten van advocaat en cliënt onder 70 miljoen gevangenen.
- Bij duizenden werden hun persoonlijke gegevens gecompromitteerd nadat creditcardgegevens waren gestolen uit Trump hotels.
- Maar liefst 15 miljoen abonnees van het T Mobile netwerk werden gestolen.
Deze vormen een fractie van de datalekken die bedrijven de afgelopen jaren hebben meegemaakt.
Om u hiertegen te beschermen, moet uw bedrijf up-to-date zijn met de nieuwste beveiligingsnormen.
Dit omvat het controleren of u een firewall en de juiste software heeft geïnstalleerd, evenals of alle werkstations en servers zijn gecontroleerd.
Verantwoordelijkheden
Deze verantwoordelijkheden vergen natuurlijk allemaal tijd, geld, moeite en expertise om uit te voeren.
Een uitbestede dienstverlener kan ervoor zorgen dat u niet alleen veilig blijft, maar ook voldoet aan de geldende regelgeving.
Dit kan u verderop op de weg veel problemen besparen.
7.Talent en technologie
Een ander voordeel van backoffice uitbesteden is dat u toegang krijgt tot geschoold personeel met de nodige expertise om hoge resultaten te behalen.
En in plaats van nieuwe software en hardware aan te schaffen en te onderhouden, voorziet uw leverancier in uw technologische behoeften.
Dit kan vooral waardevol zijn als het gaat om IT gerelateerde functies.
8.Productiviteit
Misschien ligt de echte waarde van backoffice uitbesteden erin u te helpen uw tijd en budget opnieuw te investeren in belangrijke prioriteiten.
Kostenbesparingen vormen de basis, terwijl meer vrijheid om zich te concentreren op kerncomponenten de groei verder stimuleert.
Uw medewerkers zullen ook gelukkiger en efficiënter zijn wanneer ze doen waar ze goed in zijn, in tegenstelling tot gewone, repetitieve taken.
Nadelen van het uitbesteden
Hoe waardevol de bovengenoemde voordelen ook mogen zijn, backoffice uitbesteden gaat niet zonder een paar mogelijke tegenslagen.
Als u ze kent, kunt u eventuele risico's beperken voordat ze een bedreiging worden.
Houd bij het kiezen van een uitbestedingspartner rekening met de volgende punten.
Dit zal u helpen providers te vermijden die u het risico geven om met deze nadelen te worden geconfronteerd.
1.Dataveiligheid
Om een derde partij de touwtjes in handen te laten nemen over uw interne functies, moet u hen vaak gevoelige informatie toevertrouwen.
Dit is een primaire zorg voor bedrijven die uitbesteden, aangezien ze niet langer dezelfde mate van controle over hun gegevens hebben.
Speel op veilig door te controleren of de leverancier beschikt over beveiligingscertificeringen zoals ISO 27001, HIPAA en PCI DSS.
U heeft weinig tot geen overzicht over hoe uw gegevens worden gebruikt en opgeslagen.
Daarom is het belangrijk om de provider te beoordelen en ervoor te zorgen dat deze de nieuwste beveiligingsmaatregelen gebruikt.
Maatregelen
Evenals de juiste gegevens beschermings en herstelmaatregelen.
Een onzorgvuldige partner kan leiden tot kostbaar verlies van privé-informatie.
Lees ook hoe ze oude informatie verwijderen.
Er mogen geen scheuren in hun firewall zitten, zelfs niet als uw gevoelige gegevens niet langer in gebruik zijn.
Het is een goed idee om vast te houden aan uitbestedingsbedrijven met meer ervaring in de branche, omdat dit aangeeft dat ze waarschijnlijk voldoende beveiligingsmaatregelen hebben getroffen om operationeel te blijven.
2.Kwaliteitscontrole
Het gebrek aan controle kan zich ook uitstrekken tot de kwaliteit van de output.
Daarom moet u samenwerken met een partner die in staat is om regelmatig updates te geven over de toestand van uw uitbestede processen.
Het helpt om vanaf het begin duidelijk te zijn over uw normen en verwachtingen.
De uitbestedende aanbieder moet beschikken over effectieve beleidslijnen en maatregelen voor feedbackrapportage.
Niet minder belangrijk is dat uw bedrijf hetzelfde doet met regelmatige check ins om ervoor te zorgen dat uw normen worden nageleefd.
3.Verborgen kosten
Een ander ding dat u van uw provider kunt vragen, is een transparant rapport over waar uw geld precies naartoe gaat.
Als u met een goedkopere partner werkt, loopt u het risico extra kosten te maken boven op de gespecificeerde vergoeding.
Investeren in een kwaliteitsdienst zal op de lange termijn zijn vruchten afwerpen.
Neem de tijd om de contracten aandachtig door te lezen en zorg ervoor dat u op de hoogte bent van alle mogelijke kosten en lasten die met uw uitbestedingspartnerschap gepaard gaan.
Het kan hier handig zijn om een juridisch team bij de hand te hebben.
Aan het eind van de dag zal geen enkele betrouwbare leverancier uw bedrijf blootstellen aan verborgen kosten, dus het komt er echt op aan de juiste partner te vinden.
4.Communicatiebelemmeringen
Afhankelijk van waar uw provider zich bevindt, heeft u mogelijk te maken met taalkundige en culturele verschillen die het moeilijk kunnen maken om uw behoeften kenbaar te maken.
Streef ernaar om ofwel uit te besteden aan een lokale leverancier of aan een leverancier met de reputatie een groot aanpassingsvermogen te hebben en vertrouwd te zijn met verschillende culturen.
Betaalbare arbeid is niet altijd de moeite waard om niet in staat te zijn om effectief over te brengen wat je wilt en problemen naar voren te brengen wanneer ze zich voordoen.
Kies uitbestedingspartners die uitgebreide ervaring hebben met het werken met internationale bedrijven.
5.Aanwezigheid
Werk krijgen met een extern team, ook al zijn ze maar een paar uur weg, kan problematisch blijken te zijn.
De aanwezigheid van wisselende werkvakanties zullen onvermijdelijk leiden tot enkele frustrerende bedrijfsonderbrekingen als ze niet correct worden afgehandeld.
Het goede nieuws is dat zelfs offshore providers, althans degenen die uw tijd waard zijn, dit compenseren door te werken rond de uren van de bedrijven waaraan ze hun diensten verlenen.
Zorg ervoor dat uw partner flexibel is en een geschiedenis heeft waarin hij effectief kan communiceren.
Uitbestedingspartner
De juiste uitbestedingspartner heeft de tand des tijds doorstaan om ervoor te zorgen dat hun team beschikbaar is wanneer u ze nodig heeft.
Zorg dat u deze gebieden goed aanpakt en u kunt uitkijken naar een vruchtbare relatie waarbij de bovengenoemde zorgen geen probleem zijn wanneer u uw uitbestedingspartnerschap aangaat.
Wilt u de backoffice uitbesteden? Contact ons voor een offerte.
Als u ze kent, kunt u eventuele risico's beperken voordat ze een bedreiging worden.
Houd bij het kiezen van een uitbestedingspartner rekening met de volgende punten.
Dit zal u helpen providers te vermijden die u het risico geven om met deze nadelen te worden geconfronteerd.
1.Dataveiligheid
Om een derde partij de touwtjes in handen te laten nemen over uw interne functies, moet u hen vaak gevoelige informatie toevertrouwen.
Dit is een primaire zorg voor bedrijven die uitbesteden, aangezien ze niet langer dezelfde mate van controle over hun gegevens hebben.
Speel op veilig door te controleren of de leverancier beschikt over beveiligingscertificeringen zoals ISO 27001, HIPAA en PCI DSS.
U heeft weinig tot geen overzicht over hoe uw gegevens worden gebruikt en opgeslagen.
Daarom is het belangrijk om de provider te beoordelen en ervoor te zorgen dat deze de nieuwste beveiligingsmaatregelen gebruikt.
Maatregelen
Evenals de juiste gegevens beschermings en herstelmaatregelen.
Een onzorgvuldige partner kan leiden tot kostbaar verlies van privé-informatie.
Lees ook hoe ze oude informatie verwijderen.
Er mogen geen scheuren in hun firewall zitten, zelfs niet als uw gevoelige gegevens niet langer in gebruik zijn.
Het is een goed idee om vast te houden aan uitbestedingsbedrijven met meer ervaring in de branche, omdat dit aangeeft dat ze waarschijnlijk voldoende beveiligingsmaatregelen hebben getroffen om operationeel te blijven.
2.Kwaliteitscontrole
Het gebrek aan controle kan zich ook uitstrekken tot de kwaliteit van de output.
Daarom moet u samenwerken met een partner die in staat is om regelmatig updates te geven over de toestand van uw uitbestede processen.
Het helpt om vanaf het begin duidelijk te zijn over uw normen en verwachtingen.
De uitbestedende aanbieder moet beschikken over effectieve beleidslijnen en maatregelen voor feedbackrapportage.
Niet minder belangrijk is dat uw bedrijf hetzelfde doet met regelmatige check ins om ervoor te zorgen dat uw normen worden nageleefd.
3.Verborgen kosten
Een ander ding dat u van uw provider kunt vragen, is een transparant rapport over waar uw geld precies naartoe gaat.
Als u met een goedkopere partner werkt, loopt u het risico extra kosten te maken boven op de gespecificeerde vergoeding.
Investeren in een kwaliteitsdienst zal op de lange termijn zijn vruchten afwerpen.
Neem de tijd om de contracten aandachtig door te lezen en zorg ervoor dat u op de hoogte bent van alle mogelijke kosten en lasten die met uw uitbestedingspartnerschap gepaard gaan.
Het kan hier handig zijn om een juridisch team bij de hand te hebben.
Aan het eind van de dag zal geen enkele betrouwbare leverancier uw bedrijf blootstellen aan verborgen kosten, dus het komt er echt op aan de juiste partner te vinden.
4.Communicatiebelemmeringen
Afhankelijk van waar uw provider zich bevindt, heeft u mogelijk te maken met taalkundige en culturele verschillen die het moeilijk kunnen maken om uw behoeften kenbaar te maken.
Streef ernaar om ofwel uit te besteden aan een lokale leverancier of aan een leverancier met de reputatie een groot aanpassingsvermogen te hebben en vertrouwd te zijn met verschillende culturen.
Betaalbare arbeid is niet altijd de moeite waard om niet in staat te zijn om effectief over te brengen wat je wilt en problemen naar voren te brengen wanneer ze zich voordoen.
Kies uitbestedingspartners die uitgebreide ervaring hebben met het werken met internationale bedrijven.
5.Aanwezigheid
Werk krijgen met een extern team, ook al zijn ze maar een paar uur weg, kan problematisch blijken te zijn.
De aanwezigheid van wisselende werkvakanties zullen onvermijdelijk leiden tot enkele frustrerende bedrijfsonderbrekingen als ze niet correct worden afgehandeld.
Het goede nieuws is dat zelfs offshore providers, althans degenen die uw tijd waard zijn, dit compenseren door te werken rond de uren van de bedrijven waaraan ze hun diensten verlenen.
Zorg ervoor dat uw partner flexibel is en een geschiedenis heeft waarin hij effectief kan communiceren.
Uitbestedingspartner
De juiste uitbestedingspartner heeft de tand des tijds doorstaan om ervoor te zorgen dat hun team beschikbaar is wanneer u ze nodig heeft.
Zorg dat u deze gebieden goed aanpakt en u kunt uitkijken naar een vruchtbare relatie waarbij de bovengenoemde zorgen geen probleem zijn wanneer u uw uitbestedingspartnerschap aangaat.
Wilt u de backoffice uitbesteden? Contact ons voor een offerte.
De meeste uitbestede backofficefuncties
Backoffice uitbesteden kan vrijwel elk proces omvatten waarbij u niet voor een klant of klant moet staan.
Dit omvat boekhouding, financiën, engineering, virtuele assistenten, softwareontwikkeling en meer.
Wat een uitbesteding waard is, hangt af van uw individuele omstandigheden.
Bedenk dat niet alles in uw backoffice kan of moet worden uitbesteed.
Sommige functies en processen hebben de speciale toets nodig die alleen uw interne personeel kan bieden.
Anderen hebben gevoelige informatie of hebben bepaalde kennis nodig die te lang zou duren voordat een extern team zou worden getraind.
Om een beter idee te krijgen van wat u moet kiezen, kunt u de volgende vijf meest uitbestede functies overwegen.
1.Gegevensinvoer
Gezien het eentonige karakter ervan, zou het geen verrassing moeten zijn dat gegevensinvoer een populaire kandidaat is voor backoffice uitbesteden.
Toegegeven, het kan een aantal gecompliceerde taken met zich meebrengen, bijvoorbeeld wanneer informatie moet worden onderzocht, geïdentificeerd en geïnterpreteerd.
De juiste aanbieder beschikt over de nodige vaardigheden om deze processen te vergemakkelijken.
2.Loonlijst
Een ander gebied waarop een bekwame uitbestedingspartner kan uitblinken, is hun vermogen om het risico op kostbare rekenfouten te verminderen.
U kunt er ook voor zorgen dat het personeel correct en op tijd wordt betaald, naast het verzenden van een ondergeschikte taak.
3.HR en administratie
Bedrijven kunnen ervoor kiezen om hun volledige HR afdeling of alleen specifieke processen uit te besteden.
Door dit te doen, kunt u de tevredenheid van het personeel verbeteren en de activiteiten stroomlijnen door kostbare tijd vrij te maken.
Interne beheerders krijgen meer ruimte om zich te concentreren op de taken die hun individuele kennis of 'special touch' vereisen.
4. IT ondersteuning
Een van de belangrijkste backofficefuncties om uitbesteding te overwegen, is IT.
Dit geldt met name voor post-sales of technische ondersteuning, die essentieel is voor het analyseren van klantinteracties om waardevolle inzichten te krijgen die groei stimuleren.
Uw uitbestede IT-partner heeft toegang tot de nieuwste tools en trends, evenals beveiligings- en herstelsystemen.
Enkele van de specifieke IT-functies die vaak worden uitbesteed, zijn onder meer:
5.Marketing en PR
Door uw marketing- en public relations-behoeften uit te besteden, kunt u strategieën bedenken en uitvoeren via meerdere kanalen, terwijl u zich concentreert op kerncompetenties.
Het is vergelijkbaar met het hebben van een geweldige marketingafdeling, maar zonder alle bijbehorende kosten en verantwoordelijkheden.
Hoewel dit de meest uitbestede backofficeprocessen vormen, zijn er nog enkele die regelmatig door bepaalde bedrijven worden uitbesteed.
Dit omvat de volgende functies:
Secretarieel werk
Als uw kantoor maar door één persoon wordt afgehandeld, is het uitbesteden van de secretariële functie een goed idee.
Het kan ruimte besparen en uw bedrijfskosten aanzienlijk verlagen.
Uw provider kan diensten leveren zoals het maken van planningen, het bevestigen van afspraken, het beantwoorden van emails en andere taken op afstand.
Typen of transcriptie
Het converteren van audio- en videobestanden naar een geschreven formaat is voor veel bedrijven een noodzakelijke taak.
Het is ook nauwgezet ondergeschikt.
In plaats van het interne personeel te belasten met de tijdrovende taak, kunt u het materiaal naar een online transcribent sturen.
Dit kan u helpen voorkomen dat u iemand moet inhuren om het document te typen.
Klantenservice
Niet al uw klant-ondersteuningsprocessen zijn frontoffice.
Verschillende aspecten hebben meer te maken met werk achter de schermen. Dit omvat analyses.
Het is belangrijk om uw interacties met klanten regelmatig te beoordelen om inzichten te vinden die u helpen uw services te verbeteren.
Het vereist echter het soort expertise dat een uitbestedingsbedrijf direct beschikbaar heeft.
Boekhouding en belastingen
Het behoeft geen betoog dat deze taken in gelijke mate cruciaal en alledaags zijn.
Hoe belangrijk ze ook zijn, boekhouding en belastingen zijn zeker tijdrovend.
Ze vereisen ook het hoogste niveau van nauwkeurigheid en vaardigheid om kostbare fouten te voorkomen en te voldoen aan wettelijke normen.
Het intern beheren van de functie brengt ook verschillende kosten met zich mee, waaronder de kosten van software zoals Quickbooks, Sage, Peachtree en andere platforms die alleen maar duurder worden naarmate uw behoeften groter worden.
Uitbestedende bedrijven kunnen een scala aan boekhouddiensten bieden, waaronder:
Distributie
Voor bedrijven die een vaste of geschatte product distributie hebben, kan de functie worden overgedragen aan een vervoerder.
Door dit te doen, kunt u de bezorgkosten verlagen en veel middelen besparen die anders nodig zouden zijn voor het opzetten van een bezorgsysteem voor uw producten.
Het backoffice distributiecontrolecentrum is vooral wat hier kan worden uitbesteed.
Zeer gespecialiseerde functies
Ten slotte zijn er waarschijnlijk enkele processen die uw bedrijf alleen maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks uitvoert.
Gezien hun incidentele karakter, is het logisch dat ze beter kunnen worden uitbesteed, omdat hierdoor de noodzaak om de functies in te huren en te onderhouden overbodig wordt.
Deze korte en tijdelijke taken kunnen projectmanagement, engineering, constructie en contractering omvatten.
Weten dat er iemand beschikbaar is om deze processen op zich te nemen en ze effectief uit te voeren, hoe zelden ook, is een andere manier waarop uitbesteden enige angst kan wegnemen en u kan helpen zich te concentreren op de kernactiviteiten.
Dit omvat boekhouding, financiën, engineering, virtuele assistenten, softwareontwikkeling en meer.
Wat een uitbesteding waard is, hangt af van uw individuele omstandigheden.
Bedenk dat niet alles in uw backoffice kan of moet worden uitbesteed.
Sommige functies en processen hebben de speciale toets nodig die alleen uw interne personeel kan bieden.
Anderen hebben gevoelige informatie of hebben bepaalde kennis nodig die te lang zou duren voordat een extern team zou worden getraind.
Om een beter idee te krijgen van wat u moet kiezen, kunt u de volgende vijf meest uitbestede functies overwegen.
1.Gegevensinvoer
Gezien het eentonige karakter ervan, zou het geen verrassing moeten zijn dat gegevensinvoer een populaire kandidaat is voor backoffice uitbesteden.
Toegegeven, het kan een aantal gecompliceerde taken met zich meebrengen, bijvoorbeeld wanneer informatie moet worden onderzocht, geïdentificeerd en geïnterpreteerd.
De juiste aanbieder beschikt over de nodige vaardigheden om deze processen te vergemakkelijken.
2.Loonlijst
Een ander gebied waarop een bekwame uitbestedingspartner kan uitblinken, is hun vermogen om het risico op kostbare rekenfouten te verminderen.
U kunt er ook voor zorgen dat het personeel correct en op tijd wordt betaald, naast het verzenden van een ondergeschikte taak.
3.HR en administratie
Bedrijven kunnen ervoor kiezen om hun volledige HR afdeling of alleen specifieke processen uit te besteden.
Door dit te doen, kunt u de tevredenheid van het personeel verbeteren en de activiteiten stroomlijnen door kostbare tijd vrij te maken.
Interne beheerders krijgen meer ruimte om zich te concentreren op de taken die hun individuele kennis of 'special touch' vereisen.
4. IT ondersteuning
Een van de belangrijkste backofficefuncties om uitbesteding te overwegen, is IT.
Dit geldt met name voor post-sales of technische ondersteuning, die essentieel is voor het analyseren van klantinteracties om waardevolle inzichten te krijgen die groei stimuleren.
Uw uitbestede IT-partner heeft toegang tot de nieuwste tools en trends, evenals beveiligings- en herstelsystemen.
Enkele van de specifieke IT-functies die vaak worden uitbesteed, zijn onder meer:
- Helpdesk operaties
- Desktop ondersteuning
- Netwerkbeheer
- App ontwikkeling
- Hardware onderhoud
- Telecommunicatie
5.Marketing en PR
Door uw marketing- en public relations-behoeften uit te besteden, kunt u strategieën bedenken en uitvoeren via meerdere kanalen, terwijl u zich concentreert op kerncompetenties.
Het is vergelijkbaar met het hebben van een geweldige marketingafdeling, maar zonder alle bijbehorende kosten en verantwoordelijkheden.
Hoewel dit de meest uitbestede backofficeprocessen vormen, zijn er nog enkele die regelmatig door bepaalde bedrijven worden uitbesteed.
Dit omvat de volgende functies:
Secretarieel werk
Als uw kantoor maar door één persoon wordt afgehandeld, is het uitbesteden van de secretariële functie een goed idee.
Het kan ruimte besparen en uw bedrijfskosten aanzienlijk verlagen.
Uw provider kan diensten leveren zoals het maken van planningen, het bevestigen van afspraken, het beantwoorden van emails en andere taken op afstand.
Typen of transcriptie
Het converteren van audio- en videobestanden naar een geschreven formaat is voor veel bedrijven een noodzakelijke taak.
Het is ook nauwgezet ondergeschikt.
In plaats van het interne personeel te belasten met de tijdrovende taak, kunt u het materiaal naar een online transcribent sturen.
Dit kan u helpen voorkomen dat u iemand moet inhuren om het document te typen.
Klantenservice
Niet al uw klant-ondersteuningsprocessen zijn frontoffice.
Verschillende aspecten hebben meer te maken met werk achter de schermen. Dit omvat analyses.
Het is belangrijk om uw interacties met klanten regelmatig te beoordelen om inzichten te vinden die u helpen uw services te verbeteren.
Het vereist echter het soort expertise dat een uitbestedingsbedrijf direct beschikbaar heeft.
Boekhouding en belastingen
Het behoeft geen betoog dat deze taken in gelijke mate cruciaal en alledaags zijn.
Hoe belangrijk ze ook zijn, boekhouding en belastingen zijn zeker tijdrovend.
Ze vereisen ook het hoogste niveau van nauwkeurigheid en vaardigheid om kostbare fouten te voorkomen en te voldoen aan wettelijke normen.
Het intern beheren van de functie brengt ook verschillende kosten met zich mee, waaronder de kosten van software zoals Quickbooks, Sage, Peachtree en andere platforms die alleen maar duurder worden naarmate uw behoeften groter worden.
Uitbestedende bedrijven kunnen een scala aan boekhouddiensten bieden, waaronder:
- Belastingteruggave
- Kasstroomoverzichten
- Jaarrekeningen
- BTW en aansprakelijkheidsrapportages
- Transactie invoeren
- Resultatenrekening
- Afstemming van bankrekening
- Verslagen van de crediteurenadministratie
- Grootboekonderhoud
Distributie
Voor bedrijven die een vaste of geschatte product distributie hebben, kan de functie worden overgedragen aan een vervoerder.
Door dit te doen, kunt u de bezorgkosten verlagen en veel middelen besparen die anders nodig zouden zijn voor het opzetten van een bezorgsysteem voor uw producten.
Het backoffice distributiecontrolecentrum is vooral wat hier kan worden uitbesteed.
Zeer gespecialiseerde functies
Ten slotte zijn er waarschijnlijk enkele processen die uw bedrijf alleen maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks uitvoert.
Gezien hun incidentele karakter, is het logisch dat ze beter kunnen worden uitbesteed, omdat hierdoor de noodzaak om de functies in te huren en te onderhouden overbodig wordt.
Deze korte en tijdelijke taken kunnen projectmanagement, engineering, constructie en contractering omvatten.
Weten dat er iemand beschikbaar is om deze processen op zich te nemen en ze effectief uit te voeren, hoe zelden ook, is een andere manier waarop uitbesteden enige angst kan wegnemen en u kan helpen zich te concentreren op de kernactiviteiten.
De juiste backoffice uitbestedingspartner
Uw succes bij het uitbesteden van backofficefuncties hangt vooral af van met wie u werkt.
Zorg ervoor dat de leverancier aansluit bij uw doelen en resoneert met de waarden van uw bedrijf.
Kostenbesparingen alleen zouden niet de doorslag moeten geven.
Controleer het trackrecord van de provider en kijk of ze al eerder met bedrijven in uw branche hebben samengewerkt.
U wilt een partner met voldoende financiële middelen om stabiliteit op lange termijn te garanderen.
Zoek een provider met de volgende kwaliteiten:
Hier zijn de belangrijkste stappen die u moet nemen bij het kiezen van een uitbestedingspartner:
Bepaal uw werkbereik
Voordat u zelfs maar op zoek gaat naar een provider, moet u precies weten wat u van hen wilt.
Dit kan komen in de vorm van een werkingsdocument.
Mocht dat te technisch blijken te zijn, wat vaak het geval is bij backofficefuncties, dan kun je beginnen met het beantwoorden van een paar simpele vragen.
Bijvoorbeeld:
Van hieruit kunt u een duidelijke map opstellen voor het uitbesteden van een bepaalde functie.
Het is belangrijk op te merken dat uitbesteden geen plug and play proces is.
U kunt niet van uw partner verwachten dat hij vanaf het begin hetzelfde niveau van vertrouwdheid met uw taken heeft als u, en daarom moet u ook duidelijk en uitgebreid zijn over uw behoeften.
Geef prioriteit aan expertise
Zodra uw reikwijdte van het werkdocument aanwezig is, kunt u gaan zoeken naar uitbestedingsbedrijven die bij u passen.
Zodra u drie tot vijf leveranciers op de shortlist heeft gezet, kunt u ze evalueren op basis van de volgende factoren:
Ervaring met complexe projecten
Hoewel het vaak over het hoofd wordt gezien, is technische expertise absoluut noodzakelijk voor het succes van elk uitbestedingspartnerschap.
Vermijd partnerschappen met bedrijven die slechts bekwaam zijn met een paar soorten software, vooral als die software programma’s verouderd zijn. Hoe meer software ze (echt) weten te gebruiken, hoe beter.
Controleer hun marktreputatie
Het laatste dat u wilt, is een partner die altijd deadlines mist, onbeleefd is tegen uw personeel of misschien nog erger: uw klanten.
Daarom is het belangrijk om de marktreputatie van uw potentiële uitbestedingspartner te controleren voordat u contracten ondertekent.
Dit is gemakkelijk te doen in de wereld van tegenwoordig met internet verbonden.
Als u nog steeds twijfelt, kunt u altijd contact opnemen met bedrijven waarmee het uitbestedingsbedrijf in het verleden heeft samengewerkt en vragen naar hun ervaring.
Ken uw budget
Als u eersteklas services verwacht, moet u niet vergeten dat deze hoger dan gemiddeld kosten.
Bepaal en voltooi de details van uw uitbesteden investering voordat u verder gaat.
Zorg ervoor dat u tijdens het onderhandelen met een aanbieder duidelijk uw budget communiceert en dat zij een prijsmodel kunnen bieden dat aan uw behoeften voldoet.
Bescherm uw gegevens
In een tijdperk waarin privacy en gegevensbeveiliging grote zorgen zijn voor elk bedrijf, moet u ervoor zorgen dat uw uitbestedingspartner de juiste maatregelen neemt om uw gevoelige informatie veilig te houden.
Het wordt vaak aanbevolen om een geheimhoudingsverklaring op te stellen die uw leverancier zal ondertekenen wanneer de contracten op tafel worden gelegd.
Afgezien hiervan zou uw provider ook regelmatig beveiligings en netwerkaudits op hun terrein moeten uitvoeren.
Ze moeten beschikken over de nieuwste tools en software waarmee uw gegevens vrij blijven van lekken of compromissen, zowel intern als extern.
Zoek iemand die flexibel is
Een andere belangrijke factor om te onthouden bij uitbesteding is flexibiliteit, die verder gaat dan hoe u in rekening wordt gebracht.
Het uitbestedingsbedrijf moet flexibel genoeg zijn om aan al uw vereisten te voldoen of uw problemen in een oogwenk op te lossen.
Dit is vooral belangrijk wanneer u tussen verschillende tijdzones werkt.
De kosten van een backoffice uitbesteden zijn laag. Vraag een offerte aan.
Zorg ervoor dat de leverancier aansluit bij uw doelen en resoneert met de waarden van uw bedrijf.
Kostenbesparingen alleen zouden niet de doorslag moeten geven.
Controleer het trackrecord van de provider en kijk of ze al eerder met bedrijven in uw branche hebben samengewerkt.
U wilt een partner met voldoende financiële middelen om stabiliteit op lange termijn te garanderen.
Zoek een provider met de volgende kwaliteiten:
- Personeel en infrastructuur van hoge kwaliteit
- Redelijke vergoedingen
- Legitieme en uitgebreide werkgeschiedenis
- Financiële stabiliteit
- Duidelijke en tijdige communicatie
Hier zijn de belangrijkste stappen die u moet nemen bij het kiezen van een uitbestedingspartner:
Bepaal uw werkbereik
Voordat u zelfs maar op zoek gaat naar een provider, moet u precies weten wat u van hen wilt.
Dit kan komen in de vorm van een werkingsdocument.
Mocht dat te technisch blijken te zijn, wat vaak het geval is bij backofficefuncties, dan kun je beginnen met het beantwoorden van een paar simpele vragen.
Bijvoorbeeld:
- Wat zijn de exacte taken die u wilt uitbesteden?
- Wat is de beste mogelijke oplossing?
- Wat zijn uw kwaliteitsnormen en verwachtingen?
- Hoeveel ben je bereid te besteden?
Van hieruit kunt u een duidelijke map opstellen voor het uitbesteden van een bepaalde functie.
Het is belangrijk op te merken dat uitbesteden geen plug and play proces is.
U kunt niet van uw partner verwachten dat hij vanaf het begin hetzelfde niveau van vertrouwdheid met uw taken heeft als u, en daarom moet u ook duidelijk en uitgebreid zijn over uw behoeften.
Geef prioriteit aan expertise
Zodra uw reikwijdte van het werkdocument aanwezig is, kunt u gaan zoeken naar uitbestedingsbedrijven die bij u passen.
Zodra u drie tot vijf leveranciers op de shortlist heeft gezet, kunt u ze evalueren op basis van de volgende factoren:
- Technische bekwaamheid
- Talenten en vaardigheden
- Toegang tot technologie
- Passie om aan uw wensen te voldoen
Ervaring met complexe projecten
Hoewel het vaak over het hoofd wordt gezien, is technische expertise absoluut noodzakelijk voor het succes van elk uitbestedingspartnerschap.
Vermijd partnerschappen met bedrijven die slechts bekwaam zijn met een paar soorten software, vooral als die software programma’s verouderd zijn. Hoe meer software ze (echt) weten te gebruiken, hoe beter.
Controleer hun marktreputatie
Het laatste dat u wilt, is een partner die altijd deadlines mist, onbeleefd is tegen uw personeel of misschien nog erger: uw klanten.
Daarom is het belangrijk om de marktreputatie van uw potentiële uitbestedingspartner te controleren voordat u contracten ondertekent.
Dit is gemakkelijk te doen in de wereld van tegenwoordig met internet verbonden.
Als u nog steeds twijfelt, kunt u altijd contact opnemen met bedrijven waarmee het uitbestedingsbedrijf in het verleden heeft samengewerkt en vragen naar hun ervaring.
Ken uw budget
Als u eersteklas services verwacht, moet u niet vergeten dat deze hoger dan gemiddeld kosten.
Bepaal en voltooi de details van uw uitbesteden investering voordat u verder gaat.
Zorg ervoor dat u tijdens het onderhandelen met een aanbieder duidelijk uw budget communiceert en dat zij een prijsmodel kunnen bieden dat aan uw behoeften voldoet.
Bescherm uw gegevens
In een tijdperk waarin privacy en gegevensbeveiliging grote zorgen zijn voor elk bedrijf, moet u ervoor zorgen dat uw uitbestedingspartner de juiste maatregelen neemt om uw gevoelige informatie veilig te houden.
Het wordt vaak aanbevolen om een geheimhoudingsverklaring op te stellen die uw leverancier zal ondertekenen wanneer de contracten op tafel worden gelegd.
Afgezien hiervan zou uw provider ook regelmatig beveiligings en netwerkaudits op hun terrein moeten uitvoeren.
Ze moeten beschikken over de nieuwste tools en software waarmee uw gegevens vrij blijven van lekken of compromissen, zowel intern als extern.
Zoek iemand die flexibel is
Een andere belangrijke factor om te onthouden bij uitbesteding is flexibiliteit, die verder gaat dan hoe u in rekening wordt gebracht.
Het uitbestedingsbedrijf moet flexibel genoeg zijn om aan al uw vereisten te voldoen of uw problemen in een oogwenk op te lossen.
Dit is vooral belangrijk wanneer u tussen verschillende tijdzones werkt.
De kosten van een backoffice uitbesteden zijn laag. Vraag een offerte aan.
Effectief backoffice operaties uitbesteden
Het opbouwen en onderhouden van een goede relatie met uw uitbestedingspartner is absoluut noodzakelijk.
Probeer inzicht te krijgen in uw behoeften.
Bepaal of elke functie echt de moeite waard is om uit te besteden of dat het beter is om in eigen huis te blijven.
Sommige processen kunnen hun waarde of uniekheid verliezen nadat ze aan een derde partij zijn overgedragen.
Precies definiëren
U moet er ook voor zorgen dat u precies definieert wat u van uw partner wilt.
Hier is geen ruimte voor compromissen.
Evenzo is afzien van kwaliteit om kosten te besparen het ergste dat u kunt doen.
Het zal later alleen maar tot hogere uitgaven leiden.
Onthoud dat uw backoffice activiteiten de basis vormen voor uw frontoffice.
Dat gezegd hebbende, er zijn enkele manieren om uw uitbestedingskosten veilig te verminderen.
Dit bevat het volgende:
Hier zijn vijf belangrijke stappen om backoffice activiteiten effectief uit te besteden:
1. Ken uw behoeften
Om het meeste uit uw uitbestedingsbeslissing te halen, moet u weten bij welke diensten u op deze afdeling hulp nodig heeft.
Bovendien bespaart u zo veel mogelijk op de kosten.
Op deze manier hoeft u geen extra kosten te betalen wanneer uw interne team bepaalde taken effectiever kan beheren.
Als u bijvoorbeeld meer hulp nodig heeft bij IT dan bij de boekhouding, dan is prioriteit geven aan de eerste een logischer beslissing dan extra geld uitgeven aan het uitbesteden van beide functies.
2. Definieer uw vereisten
Niet alle backoffice-operaties zijn gelijk. Ze stellen verschillende eisen als het gaat om kwaliteitsnormen en de specifieke taken die ze omvatten.
Als u bijvoorbeeld personeelszaken wilt uitbesteden, hoeft u misschien geen salarisadministratie op te nemen als u al beschikt over software die het proces betaalbaar en efficiënt afhandelt.
Evenzo betekent het hebben van een derde partij die voor de administratie zorgt, niet altijd dat u hulp nodig heeft bij de aanschaf en aankoop.
Als u een duidelijk idee heeft van uw verwachtingen, kunt u nauwkeurigere offertes krijgen en een service vinden die het beste bij u past.
Vergeet niet om documentatie te hebben die uw verwachtingen definieert als het om kwaliteit gaat.
3. Vermijd kostenbesparingen
Zoals u waarschijnlijk weet, mag het verminderen van kosten nooit de enige reden zijn voor uw uitbesteding.
Afzien van kwaliteit omwille van de betaalbaarheid is geen weg vooruit.
Als u de tegenovergestelde benadering kiest, zorgt u ervoor dat u uw activiteiten soepel kunt laten verlopen en uiteindelijk de output ontvangt die klanten van uw bedrijf verwachten.
Met minder fouten, snellere doorlooptijden en een algeheel professionelere uitvoering van uw uitbestede functies, zult u een duidelijk verschil zien in de uiteindelijke service die uw kopers bereikt.
Bovendien heeft het een beter effect op de tevredenheid van uw interne medewerkers, zeker wanneer de uitbestede functies betrekking hebben op HR en salarisadministratie.
Dat gezegd hebbende, het waarborgen van kwaliteit hoeft niet te betekenen dat u onnodig hoge prijzen moet betalen voor uw kernprocessen.
Het is meestal een kwestie van onderzoek bij het kiezen van een partner, waarbij de bovenstaande informatie u kan helpen.
4.Begrijp de wettelijke vereisten
Een veel voorkomende zorg bij uitbesteding is het bepalen of de leverancier voldoet aan alle noodzakelijke wet en regelgeving.
Het is een goed idee om bij het maken van de plannen om volledig op de hoogte te zijn van al uw wettelijke vereisten.
Lokale wetten met betrekking tot minimumloonbeleid, belasting statussen en gegevensbeschermingsrichtlijnen zouden op de lijst moeten staan.
Onthoud dat ze niet per se aangeven wie het werk doet. Uw eigen bedrijf is uiteindelijk verantwoordelijk voor de manier waarop processen worden afgehandeld.
5. Weet hoe kosten worden berekend
Er zijn een aantal factoren die van invloed zijn op wat een uitbestedingsbedrijf voor hun diensten in rekening brengt.
Dit omvat de volgende hoofdelementen:
Al deze factoren zijn uiteraard belangrijk voor een succesvolle samenwerking.
Houd ze in gedachten bij het bepalen of een bepaalde leverancier de prijs waard is, of dat het nodig is om een niveau omhoog te gaan.
Probeer inzicht te krijgen in uw behoeften.
Bepaal of elke functie echt de moeite waard is om uit te besteden of dat het beter is om in eigen huis te blijven.
Sommige processen kunnen hun waarde of uniekheid verliezen nadat ze aan een derde partij zijn overgedragen.
Precies definiëren
U moet er ook voor zorgen dat u precies definieert wat u van uw partner wilt.
Hier is geen ruimte voor compromissen.
Evenzo is afzien van kwaliteit om kosten te besparen het ergste dat u kunt doen.
Het zal later alleen maar tot hogere uitgaven leiden.
Onthoud dat uw backoffice activiteiten de basis vormen voor uw frontoffice.
Dat gezegd hebbende, er zijn enkele manieren om uw uitbestedingskosten veilig te verminderen.
Dit bevat het volgende:
- Beslissen of goedkopere offshore-werknemers verstandiger zijn dan een lokale arbeidsbasis die minder kost om te trainen.
- Gebruik online vergadertools om te communiceren in plaats van naar uw partner te reizen.
- Neem slechts zoveel werknemers aan als u nodig heeft.
- Een deel van uw interne team verhuizen naar de uitbestedingslocatie.
- Betere relaties opbouwen en onderhandelen met uw uitbestedingsbedrijf.
Hier zijn vijf belangrijke stappen om backoffice activiteiten effectief uit te besteden:
1. Ken uw behoeften
Om het meeste uit uw uitbestedingsbeslissing te halen, moet u weten bij welke diensten u op deze afdeling hulp nodig heeft.
Bovendien bespaart u zo veel mogelijk op de kosten.
Op deze manier hoeft u geen extra kosten te betalen wanneer uw interne team bepaalde taken effectiever kan beheren.
Als u bijvoorbeeld meer hulp nodig heeft bij IT dan bij de boekhouding, dan is prioriteit geven aan de eerste een logischer beslissing dan extra geld uitgeven aan het uitbesteden van beide functies.
2. Definieer uw vereisten
Niet alle backoffice-operaties zijn gelijk. Ze stellen verschillende eisen als het gaat om kwaliteitsnormen en de specifieke taken die ze omvatten.
Als u bijvoorbeeld personeelszaken wilt uitbesteden, hoeft u misschien geen salarisadministratie op te nemen als u al beschikt over software die het proces betaalbaar en efficiënt afhandelt.
Evenzo betekent het hebben van een derde partij die voor de administratie zorgt, niet altijd dat u hulp nodig heeft bij de aanschaf en aankoop.
Als u een duidelijk idee heeft van uw verwachtingen, kunt u nauwkeurigere offertes krijgen en een service vinden die het beste bij u past.
Vergeet niet om documentatie te hebben die uw verwachtingen definieert als het om kwaliteit gaat.
3. Vermijd kostenbesparingen
Zoals u waarschijnlijk weet, mag het verminderen van kosten nooit de enige reden zijn voor uw uitbesteding.
Afzien van kwaliteit omwille van de betaalbaarheid is geen weg vooruit.
Als u de tegenovergestelde benadering kiest, zorgt u ervoor dat u uw activiteiten soepel kunt laten verlopen en uiteindelijk de output ontvangt die klanten van uw bedrijf verwachten.
Met minder fouten, snellere doorlooptijden en een algeheel professionelere uitvoering van uw uitbestede functies, zult u een duidelijk verschil zien in de uiteindelijke service die uw kopers bereikt.
Bovendien heeft het een beter effect op de tevredenheid van uw interne medewerkers, zeker wanneer de uitbestede functies betrekking hebben op HR en salarisadministratie.
Dat gezegd hebbende, het waarborgen van kwaliteit hoeft niet te betekenen dat u onnodig hoge prijzen moet betalen voor uw kernprocessen.
Het is meestal een kwestie van onderzoek bij het kiezen van een partner, waarbij de bovenstaande informatie u kan helpen.
4.Begrijp de wettelijke vereisten
Een veel voorkomende zorg bij uitbesteding is het bepalen of de leverancier voldoet aan alle noodzakelijke wet en regelgeving.
Het is een goed idee om bij het maken van de plannen om volledig op de hoogte te zijn van al uw wettelijke vereisten.
Lokale wetten met betrekking tot minimumloonbeleid, belasting statussen en gegevensbeschermingsrichtlijnen zouden op de lijst moeten staan.
Onthoud dat ze niet per se aangeven wie het werk doet. Uw eigen bedrijf is uiteindelijk verantwoordelijk voor de manier waarop processen worden afgehandeld.
5. Weet hoe kosten worden berekend
Er zijn een aantal factoren die van invloed zijn op wat een uitbestedingsbedrijf voor hun diensten in rekening brengt.
Dit omvat de volgende hoofdelementen:
- Reputatie
- Omvang en snelheid van diensten
- Ervaring en vaardigheidsniveau
- Portfolio en werkgeschiedenis
- Gemakkelijk samen te werken
Al deze factoren zijn uiteraard belangrijk voor een succesvolle samenwerking.
Houd ze in gedachten bij het bepalen of een bepaalde leverancier de prijs waard is, of dat het nodig is om een niveau omhoog te gaan.
Belangrijkste overwegingen
Laten we eindigen met een paar dingen om op te letten als we vooruitgaan.
U moet uw uitbestedingsplannen bespreken met intern personeel.
Betrek iedereen erbij en moedig ze aan om hun mening te delen, zodat u inzichten kunt vergaren.
Vergeet niet naar de lange termijn te kijken en analyseer de gevolgen van uw uitbestedingsactie voor u in de toekomst.
Het is altijd beter om het risico te verkleinen en klein te beginnen
Het maken van een transitieplan helpt ook. Het moet uw specifieke behoeften, verbeterpunten en mogelijke zorgen bevatten.
In feite zou u een gedetailleerd overzicht moeten hebben van alle commerciële, juridische en financiële risico's die een rol kunnen spelen. Als u zaken doet met één bedrijf, verkleint u uw risico verder.
Denk eraan om tijdens het aangaan van de relatie uw communicatielijnen open te houden en regelmatig de prestaties van uw partner te controleren.
We kunnen deze kernpunten uitwerken in een proces in drie fasen, namelijk planning, uitvoering en supervisie.
Hier is wat u moet weten:
Planning
Het bereiken van deze fase is gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Er komt veel kijken, vooral als het de eerste keer is dat u uitbesteedt.
Onthoud dat voor een succesvol partnerschap de samenwerking van iedereen vereist is, ook van uw interne team.
Door personeel onderweg hun mening te laten delen, kunt u waardevolle inzichten verzamelen voor een beter geïnformeerde beslissing.
Uitleggen
U moet ook uitleggen waarom u vindt dat uw bedrijf deze stap in de eerste plaats moet zetten.
Dit zal iedereen helpen de reden achter uw uitbesteding te begrijpen.
Dit is waar het helpt om na te denken over de langetermijnresultaten van uw keuze voor uitbesteden.
Weten hoe het uw bedrijf in latere maanden en jaren zal beïnvloeden, is belangrijk.
Onderzoek uw opties zorgvuldig en probeer klein te beginnen.
Dit minimaliseert uw risico en helpt u meer vertrouwd te raken met hoe het uitbestedingsproces werkt en wat het inhoudt.
Executie
Hier begint u uw eerste backofficefunctie over te dragen aan een uitbestedingsbedrijf.
Zoals hierboven vermeld, moet u wat tijd nemen om een tweerichtings overgangsplan toe te passen.
Bespreek uw specifieke behoeften met uw partner en houd hun eigen doelstellingen in gedachten.
Ze moeten ook profiteren van de relatie als het voor hen de moeite waard is.
Effectief
Van hieruit kunt u een effectief bestuurs en beheerproces ontwikkelen.
Dit zorgt ervoor dat uw normen en procedures volgens het boekje worden uitgevoerd.
Het garandeert ook dat niets van het werk dat u toevertrouwt in het gedrang komt.
In dat opzicht moet u een plan opstellen om mogelijke risico's tegen te gaan als ze aan het licht komen.
Waar mogelijk is de beste aanpak om met één leverancier te werken in plaats van met meerdere leveranciers tegelijk.
Hoe beter ze doen wat ze doen, hoe meer vertrouwen u in hen kunt stellen en hoe gemakkelijker u hun prestaties kunt overzien.
Dit draagt ook bij aan minder administratief werk.
Toezicht
Backoffice uitbesteden is een constante inspanning.
Een succesvolle transitie betekent niet het einde van uw bijdrage.
Om uw uitbesteding te laten slagen, moet u het behandelen als een voortdurende relatie en niet als een manier om de verantwoordelijkheden die met de uitbestede taak gepaard gaan, af te staan.
Om deze reden moet u ervoor zorgen dat uw communicatielijnen open blijven en een constante feedback tussen beide partijen behouden.
Onderhouden
Het onderhouden van een positieve en productieve relatie zal uw partner inspireren om betere service te verlenen.
Het analyseren van hun prestaties en het identificeren van ruimte voor verbetering heeft hetzelfde effect.
Let op eventuele problemen en bespreek deze met uw leverancier zodra u een geschikte oplossing heeft gevonden.
Begrijp hoe u tegelijkertijd kunt bijdragen aan hun eigen groei.
Uw uitbestedingspartner is tenslotte ook een bedrijf dat moet gedijen en de concurrentie voor moet blijven in een snelgroeiende branche.
Conclusie
Backoffice uitbesteden is meer dan alleen een effectieve kostenbesparende tool.
Denk goed na over uw eerste uitbestede functie voordat u zaken in gang zet.
Vraag nu een offerte aan!
U moet uw uitbestedingsplannen bespreken met intern personeel.
Betrek iedereen erbij en moedig ze aan om hun mening te delen, zodat u inzichten kunt vergaren.
Vergeet niet naar de lange termijn te kijken en analyseer de gevolgen van uw uitbestedingsactie voor u in de toekomst.
Het is altijd beter om het risico te verkleinen en klein te beginnen
Het maken van een transitieplan helpt ook. Het moet uw specifieke behoeften, verbeterpunten en mogelijke zorgen bevatten.
In feite zou u een gedetailleerd overzicht moeten hebben van alle commerciële, juridische en financiële risico's die een rol kunnen spelen. Als u zaken doet met één bedrijf, verkleint u uw risico verder.
Denk eraan om tijdens het aangaan van de relatie uw communicatielijnen open te houden en regelmatig de prestaties van uw partner te controleren.
We kunnen deze kernpunten uitwerken in een proces in drie fasen, namelijk planning, uitvoering en supervisie.
Hier is wat u moet weten:
Planning
Het bereiken van deze fase is gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Er komt veel kijken, vooral als het de eerste keer is dat u uitbesteedt.
Onthoud dat voor een succesvol partnerschap de samenwerking van iedereen vereist is, ook van uw interne team.
Door personeel onderweg hun mening te laten delen, kunt u waardevolle inzichten verzamelen voor een beter geïnformeerde beslissing.
Uitleggen
U moet ook uitleggen waarom u vindt dat uw bedrijf deze stap in de eerste plaats moet zetten.
Dit zal iedereen helpen de reden achter uw uitbesteding te begrijpen.
Dit is waar het helpt om na te denken over de langetermijnresultaten van uw keuze voor uitbesteden.
Weten hoe het uw bedrijf in latere maanden en jaren zal beïnvloeden, is belangrijk.
Onderzoek uw opties zorgvuldig en probeer klein te beginnen.
Dit minimaliseert uw risico en helpt u meer vertrouwd te raken met hoe het uitbestedingsproces werkt en wat het inhoudt.
Executie
Hier begint u uw eerste backofficefunctie over te dragen aan een uitbestedingsbedrijf.
Zoals hierboven vermeld, moet u wat tijd nemen om een tweerichtings overgangsplan toe te passen.
Bespreek uw specifieke behoeften met uw partner en houd hun eigen doelstellingen in gedachten.
Ze moeten ook profiteren van de relatie als het voor hen de moeite waard is.
Effectief
Van hieruit kunt u een effectief bestuurs en beheerproces ontwikkelen.
Dit zorgt ervoor dat uw normen en procedures volgens het boekje worden uitgevoerd.
Het garandeert ook dat niets van het werk dat u toevertrouwt in het gedrang komt.
In dat opzicht moet u een plan opstellen om mogelijke risico's tegen te gaan als ze aan het licht komen.
Waar mogelijk is de beste aanpak om met één leverancier te werken in plaats van met meerdere leveranciers tegelijk.
Hoe beter ze doen wat ze doen, hoe meer vertrouwen u in hen kunt stellen en hoe gemakkelijker u hun prestaties kunt overzien.
Dit draagt ook bij aan minder administratief werk.
Toezicht
Backoffice uitbesteden is een constante inspanning.
Een succesvolle transitie betekent niet het einde van uw bijdrage.
Om uw uitbesteding te laten slagen, moet u het behandelen als een voortdurende relatie en niet als een manier om de verantwoordelijkheden die met de uitbestede taak gepaard gaan, af te staan.
Om deze reden moet u ervoor zorgen dat uw communicatielijnen open blijven en een constante feedback tussen beide partijen behouden.
Onderhouden
Het onderhouden van een positieve en productieve relatie zal uw partner inspireren om betere service te verlenen.
Het analyseren van hun prestaties en het identificeren van ruimte voor verbetering heeft hetzelfde effect.
Let op eventuele problemen en bespreek deze met uw leverancier zodra u een geschikte oplossing heeft gevonden.
Begrijp hoe u tegelijkertijd kunt bijdragen aan hun eigen groei.
Uw uitbestedingspartner is tenslotte ook een bedrijf dat moet gedijen en de concurrentie voor moet blijven in een snelgroeiende branche.
Conclusie
Backoffice uitbesteden is meer dan alleen een effectieve kostenbesparende tool.
Denk goed na over uw eerste uitbestede functie voordat u zaken in gang zet.
Vraag nu een offerte aan!
Helpdesk voor opdrachtgevers: 030-2072755