Financial controller inhuren in 2021
U wilt een financial controller inhuren, maar u weet niet hoe.
Hier bij Virtual Assistant Nederland bent u op het juiste adres!
In dit blog zal ik u alles vertellen over een financial controller.
Voor meer informatie of advies kunt u bij ons terecht!
Hier bij Virtual Assistant Nederland bent u op het juiste adres!
In dit blog zal ik u alles vertellen over een financial controller.
Voor meer informatie of advies kunt u bij ons terecht!
De rol en sleutels tot effectiviteit
In sommige opzichten kan financial controller een moeilijk te definiëren rol zijn.
Het overbrugt de scheidslijnen tussen pure boekhouding, financiële strategie en leiderschap.
Oog voor details
Goede financial controllers moeten zowel oog hebben voor details als het grotere geheel voor ogen.
Ze hebben de taak om nauwkeurigheid te garanderen, maar ook om de efficiëntie te verbeteren - twee doelen die vaak botsen.
En, zoals bij de meeste moderne functiebeschrijvingen, evolueert deze rol.
Strategische
Bedrijven verwachten meer strategische visie dan vroeger, en veel financiële controllers zoeken deze uitdagingen actief op.
Laten we, met dit alles in gedachten, de rol, verantwoordelijkheden en doelen van financial controllers volledig onderzoeken.
Te beginnen met een duidelijke definitie van hun reikwijdte.
Het overbrugt de scheidslijnen tussen pure boekhouding, financiële strategie en leiderschap.
Oog voor details
Goede financial controllers moeten zowel oog hebben voor details als het grotere geheel voor ogen.
Ze hebben de taak om nauwkeurigheid te garanderen, maar ook om de efficiëntie te verbeteren - twee doelen die vaak botsen.
En, zoals bij de meeste moderne functiebeschrijvingen, evolueert deze rol.
Strategische
Bedrijven verwachten meer strategische visie dan vroeger, en veel financiële controllers zoeken deze uitdagingen actief op.
Laten we, met dit alles in gedachten, de rol, verantwoordelijkheden en doelen van financial controllers volledig onderzoeken.
Te beginnen met een duidelijke definitie van hun reikwijdte.
Wat is een financial controller?
Het meest eenvoudig is dat de financial controller de hoofdaccountant van een bedrijf is.
Ze houden toezicht op de boekhoudactiviteiten en zorgen ervoor dat de grootboeken een nauwkeurige afspiegeling zijn van het geld dat het bedrijf binnenkomt en verlaat.
Opmerking: deze rol wordt ook wel de controller genoemd.
Verantwoordelijk
Virtual Assistant Nederland: “Een controller is verantwoordelijk voor de boekhouding en het bijhouden van gegevens van een organisatie.
Aanvullende verantwoordelijkheden kunnen het beheer van informatietechnologieën, verzekeringen, btw-rapportage, federale inkomstenbelastingrapportage, externe CPA-audits en human resources (HR) omvatten.
Controllers zijn in wezen verantwoordelijk voor de financiële en regelgevende naleving van het bedrijf.
Zie controllers als de 'historici' voor het bedrijf.”
Verantwoordelijkheden omvatten doorgaans:
Projectbeheerder
In sommige gevallen omvat de rol ook een behoorlijke hoeveelheid projectbeheer.
In kleinere financiële teams kan de financial controller ook het hoofd Financiën of de Chief Financial Officer (CFO) zijn.
Ze moeten beide "controle"-aspecten van de rol beheren, evenals financiële rapporten maken, budgetten opstellen en bedrijfsuitgaven plannen.
Dus wanneer bedrijven op zoek zijn naar een financial controller, kan de reikwijdte van de rol aanzienlijk variëren.
Ze houden toezicht op de boekhoudactiviteiten en zorgen ervoor dat de grootboeken een nauwkeurige afspiegeling zijn van het geld dat het bedrijf binnenkomt en verlaat.
Opmerking: deze rol wordt ook wel de controller genoemd.
Verantwoordelijk
Virtual Assistant Nederland: “Een controller is verantwoordelijk voor de boekhouding en het bijhouden van gegevens van een organisatie.
Aanvullende verantwoordelijkheden kunnen het beheer van informatietechnologieën, verzekeringen, btw-rapportage, federale inkomstenbelastingrapportage, externe CPA-audits en human resources (HR) omvatten.
Controllers zijn in wezen verantwoordelijk voor de financiële en regelgevende naleving van het bedrijf.
Zie controllers als de 'historici' voor het bedrijf.”
Verantwoordelijkheden omvatten doorgaans:
- Algemeen boekhoudkundig toezicht
- Intern beleid en uitgavenbeheer maken
- Coördineren externe accountants
- Bankrekeningen instellen
- Ervoor zorgen dat de betaling wordt ontvangen van klanten en andere debiteuren
Projectbeheerder
In sommige gevallen omvat de rol ook een behoorlijke hoeveelheid projectbeheer.
In kleinere financiële teams kan de financial controller ook het hoofd Financiën of de Chief Financial Officer (CFO) zijn.
Ze moeten beide "controle"-aspecten van de rol beheren, evenals financiële rapporten maken, budgetten opstellen en bedrijfsuitgaven plannen.
Dus wanneer bedrijven op zoek zijn naar een financial controller, kan de reikwijdte van de rol aanzienlijk variëren.
Functieomschrijving financial controller
De financial controller is een goede leider in het financiële team.
Om deze reden wordt gewoonlijk verwacht dat sollicitaties een aanzienlijke ervaring in boekhoudkundige en belastingkwesties vertonen.
Plus het vermogen om anderen te begeleiden en eigenaar te worden van de boeken van het bedrijf.
Georganiseerd
Dit vereist meer dan alleen een geschenk voor cijfers.
Financial controllers moeten georganiseerde zelfmanagers zijn, met de vaardigheden om het bredere bedrijf te dwingen beleid en procedures te volgen.
Cruciale schakel
Volgens Virtual Assistant Nederland: “Als de cruciale schakel die finance bindt aan het hele managementteam.
Dan moet je goed kunnen communiceren (communicatie vaardigheden) en de hele business begrijpen, niet alleen de ins en outs van je eigen afdeling.
Dit betekent dat een financial controller sterke leiderschapsvaardigheden, interpersoonlijke flair en meer dan een vleugje charisma nodig heeft.
“De behoefte aan samenwerking betekent dat financial controllers hun financiële – en zeer technische – rol binnen de gehele bedrijfsomgeving moeten vervullen.
De zogenaamde soft skills zijn net zo belangrijk als de harde cijfers.”
Om deze reden wordt gewoonlijk verwacht dat sollicitaties een aanzienlijke ervaring in boekhoudkundige en belastingkwesties vertonen.
Plus het vermogen om anderen te begeleiden en eigenaar te worden van de boeken van het bedrijf.
Georganiseerd
Dit vereist meer dan alleen een geschenk voor cijfers.
Financial controllers moeten georganiseerde zelfmanagers zijn, met de vaardigheden om het bredere bedrijf te dwingen beleid en procedures te volgen.
Cruciale schakel
Volgens Virtual Assistant Nederland: “Als de cruciale schakel die finance bindt aan het hele managementteam.
Dan moet je goed kunnen communiceren (communicatie vaardigheden) en de hele business begrijpen, niet alleen de ins en outs van je eigen afdeling.
Dit betekent dat een financial controller sterke leiderschapsvaardigheden, interpersoonlijke flair en meer dan een vleugje charisma nodig heeft.
“De behoefte aan samenwerking betekent dat financial controllers hun financiële – en zeer technische – rol binnen de gehele bedrijfsomgeving moeten vervullen.
De zogenaamde soft skills zijn net zo belangrijk als de harde cijfers.”
Financial controller versus boekhouding
Zoals hierboven vermeld, is de financial controller nauw betrokken bij het boekhoudproces van het bedrijf.
En in veel gevallen zullen ze van dag tot dag veel boekhouding doen.
Maar in grotere financiële teams is er een duidelijk onderscheid tussen de twee.
Boekhouding
Boekhouding is het vastleggen van de transactiegegevens van het bedrijf.
Dit omvat geld dat zowel in als uit het bedrijf komt.
Accountants zijn dus vooral bezig met het zo nauwkeurig en soepel mogelijk vastleggen van cijfers.
Uiteraard is dit te simplistisch, maar dat is het concept in een notendop.
Financial control
Zoals hierboven uitgelegd, is financial controlling meer gericht op ervoor zorgen dat vastgelegde gegevens nauwkeurig, op tijd en binnen de regels van het bedrijf zijn.
Als er een discrepantie in de boeken is, moet de financial controller dit opmerken, uitzoeken wat er is gebeurd en de betrokken partijen opvolgen.
Beleid en procedures
Ze zijn doorgaans ook verantwoordelijk voor het beleid en de procedures om ervoor te zorgen dat werknemers de juiste transacties uitvoeren.
Het meest voor de hand liggende voorbeeld zijn onkosten.
De financial controller heeft doorgaans de taak om een onkostenbeleid op te stellen en teamleden hiervoor verantwoordelijk te houden.
Zowel accountants als financiële controllers zijn betrokken bij het financiële afsluitingsproces.
Het balanceren van de boeken aan het einde van elke fiscale periode, om de volgende periode fris te beginnen.
En in veel gevallen zullen ze van dag tot dag veel boekhouding doen.
Maar in grotere financiële teams is er een duidelijk onderscheid tussen de twee.
Boekhouding
Boekhouding is het vastleggen van de transactiegegevens van het bedrijf.
Dit omvat geld dat zowel in als uit het bedrijf komt.
Accountants zijn dus vooral bezig met het zo nauwkeurig en soepel mogelijk vastleggen van cijfers.
Uiteraard is dit te simplistisch, maar dat is het concept in een notendop.
Financial control
Zoals hierboven uitgelegd, is financial controlling meer gericht op ervoor zorgen dat vastgelegde gegevens nauwkeurig, op tijd en binnen de regels van het bedrijf zijn.
Als er een discrepantie in de boeken is, moet de financial controller dit opmerken, uitzoeken wat er is gebeurd en de betrokken partijen opvolgen.
Beleid en procedures
Ze zijn doorgaans ook verantwoordelijk voor het beleid en de procedures om ervoor te zorgen dat werknemers de juiste transacties uitvoeren.
Het meest voor de hand liggende voorbeeld zijn onkosten.
De financial controller heeft doorgaans de taak om een onkostenbeleid op te stellen en teamleden hiervoor verantwoordelijk te houden.
Zowel accountants als financiële controllers zijn betrokken bij het financiële afsluitingsproces.
Het balanceren van de boeken aan het einde van elke fiscale periode, om de volgende periode fris te beginnen.
Financial controller versus CFO
Dit is een andere interessante dynamiek.
In kleinere financiële teams kunnen de financial controller en CFO zelfs dezelfde persoon zijn.
Leider
De CFO is zowel de leider van het financiële team als een lid van het uitvoerend leiderschap.
Aan de ene kant moeten ze ervoor zorgen dat het financiële team goed wordt geleid en dat iedereen al het gedetailleerde werk doet.
Anderzijds moeten ze strategische beslissingen nemen om het bedrijf te helpen zijn potentieel te bereiken.
Dit kan de hand in hand werken met de CEO en het presenteren van rapporten aan de raad van bestuur omvatten.
Noodzakelijk
Om deze reden is de CFO niet noodzakelijk een expert in boekhouding.
Ze hebben misschien een advies- of ondernemersachtergrond en zijn meer bedreven in zaken als efficiëntie of financiële planning.
Maar de financial controller moet een expert in de boeken zijn.
Als ze niet snel belasting- of balansproblemen in een grootboek kunnen herkennen, zullen ze niet effectief zijn in de rol.
De juiste technici
Wat nog belangrijker is, ze moeten de juiste technici kunnen identificeren om het grootste deel van dit werk voor hen te doen.
Dit citaat van Virtual Assistant Nederland vat de relatie goed samen:
“Het verschil tussen de CFO en de financial controller is dat de financial controller meer op de financial operating officer lijkt.
Ze zorgen ervoor dat alles goed loopt, er zijn geen verrassingen en de audits zijn goed.
De CFO houdt de cijfers bij, maar heeft een grote externe focus bij het positioneren van het bedrijf bij onze investeerders.”
In kleinere financiële teams kunnen de financial controller en CFO zelfs dezelfde persoon zijn.
Leider
De CFO is zowel de leider van het financiële team als een lid van het uitvoerend leiderschap.
Aan de ene kant moeten ze ervoor zorgen dat het financiële team goed wordt geleid en dat iedereen al het gedetailleerde werk doet.
Anderzijds moeten ze strategische beslissingen nemen om het bedrijf te helpen zijn potentieel te bereiken.
Dit kan de hand in hand werken met de CEO en het presenteren van rapporten aan de raad van bestuur omvatten.
Noodzakelijk
Om deze reden is de CFO niet noodzakelijk een expert in boekhouding.
Ze hebben misschien een advies- of ondernemersachtergrond en zijn meer bedreven in zaken als efficiëntie of financiële planning.
Maar de financial controller moet een expert in de boeken zijn.
Als ze niet snel belasting- of balansproblemen in een grootboek kunnen herkennen, zullen ze niet effectief zijn in de rol.
De juiste technici
Wat nog belangrijker is, ze moeten de juiste technici kunnen identificeren om het grootste deel van dit werk voor hen te doen.
Dit citaat van Virtual Assistant Nederland vat de relatie goed samen:
“Het verschil tussen de CFO en de financial controller is dat de financial controller meer op de financial operating officer lijkt.
Ze zorgen ervoor dat alles goed loopt, er zijn geen verrassingen en de audits zijn goed.
De CFO houdt de cijfers bij, maar heeft een grote externe focus bij het positioneren van het bedrijf bij onze investeerders.”
Sleutel tot effectief bestuur
Het is niet voldoende om alleen de rol van financial controller te kennen.
Er zijn duidelijke manieren om in deze functie efficiënter en effectiever te zijn en van eenvoudige gegevensverwerking naar een vertrouwde zakenpartner te gaan.
Hier zijn enkele tips om dit te doen.
Automatiseer, automatiseer, automatiseer!
Zoals elke accountant weet, vereist het vastleggen van financiële transacties nog steeds veel handmatige gegevensinvoer.
En het is niet alleen de eerste keer.
Fouten die laat op de dag worden ontdekt, betekenen dat u vervolgens terug moet gaan en veel van de gegevens die u al hebt verwerkt opnieuw moet invoeren.
In veel gevallen is dit helemaal niet nodig.
De meeste transactiegegevens kunnen namelijk zonder menselijke tussenkomst tussen systemen worden ingevoerd en gekopieerd.
Zorg er in ieder geval voor dat u gegevens niet meer dan één keer invoert.
Als u meerdere systemen gebruikt - bijvoorbeeld factuurverwerking, onkostenbeheer en inkoop - moeten ze allemaal communiceren met uw boekhoudsystemen en/of ERP.
Informatie moet over al deze zaken up-to-date zijn en het mag niet afhankelijk zijn van jou en je team om dit te bereiken.
Er zijn duidelijke manieren om in deze functie efficiënter en effectiever te zijn en van eenvoudige gegevensverwerking naar een vertrouwde zakenpartner te gaan.
Hier zijn enkele tips om dit te doen.
Automatiseer, automatiseer, automatiseer!
Zoals elke accountant weet, vereist het vastleggen van financiële transacties nog steeds veel handmatige gegevensinvoer.
En het is niet alleen de eerste keer.
Fouten die laat op de dag worden ontdekt, betekenen dat u vervolgens terug moet gaan en veel van de gegevens die u al hebt verwerkt opnieuw moet invoeren.
In veel gevallen is dit helemaal niet nodig.
De meeste transactiegegevens kunnen namelijk zonder menselijke tussenkomst tussen systemen worden ingevoerd en gekopieerd.
Zorg er in ieder geval voor dat u gegevens niet meer dan één keer invoert.
Als u meerdere systemen gebruikt - bijvoorbeeld factuurverwerking, onkostenbeheer en inkoop - moeten ze allemaal communiceren met uw boekhoudsystemen en/of ERP.
Informatie moet over al deze zaken up-to-date zijn en het mag niet afhankelijk zijn van jou en je team om dit te bereiken.
Oefen duidelijke communicatie
Volgens Virtual Assistant Nederland is de grootste kloof tussen belang en de prestaties voor financial controllers (zoals beoordeeld door zelf) is de communicatie.
De ondervraagde financial controllers waren van mening dat communicatieve vaardigheden ongelooflijk belangrijk waren en dat hun prestaties op dit gebied tekortschoten.
Dit werd gevolgd door leiderschapsvaardigheden en technisch boekhoudkundig inzicht.
Communicatie
Dit betekent natuurlijk communicatie binnen het financiële team en naar direct reports.
Maar een gebied dat voortdurend werk nodig heeft, is de communicatie met het bredere bedrijf.
Financiële teams vertrouwen op andere teams - onder meer verkoop, marketing en inkoop - om het beleid te volgen en hen nuttige gegevens te verstrekken.
Grote uitdaging
De grote uitdaging hierbij is om anderen te helpen begrijpen waarom goede data zo waardevol is.
En om efficiënte communicatiekanalen op te zetten om dit over te brengen.
Veel financiële leiders begrijpen nog steeds niet dat alleen omdat een beleid ergens is opgeschreven.
Dit niet betekent dat anderen het ook daadwerkelijk zullen volgen.
De ondervraagde financial controllers waren van mening dat communicatieve vaardigheden ongelooflijk belangrijk waren en dat hun prestaties op dit gebied tekortschoten.
Dit werd gevolgd door leiderschapsvaardigheden en technisch boekhoudkundig inzicht.
Communicatie
Dit betekent natuurlijk communicatie binnen het financiële team en naar direct reports.
Maar een gebied dat voortdurend werk nodig heeft, is de communicatie met het bredere bedrijf.
Financiële teams vertrouwen op andere teams - onder meer verkoop, marketing en inkoop - om het beleid te volgen en hen nuttige gegevens te verstrekken.
Grote uitdaging
De grote uitdaging hierbij is om anderen te helpen begrijpen waarom goede data zo waardevol is.
En om efficiënte communicatiekanalen op te zetten om dit over te brengen.
Veel financiële leiders begrijpen nog steeds niet dat alleen omdat een beleid ergens is opgeschreven.
Dit niet betekent dat anderen het ook daadwerkelijk zullen volgen.
Geef andere teams autonomie
Een ander belangrijk probleem met veel financiële processen is dat ze de hele tijd afhankelijk zijn van het financiële team.
Neem bijvoorbeeld factuurverwerking.
In een typisch bedrijf ziet het er ongeveer zo uit:
Factuur
Stel in plaats daarvan dat de werknemer de factuur zou kunnen ontvangen en deze zelf zou kunnen invoeren in een tool voor factuurverwerking of uitgavenbeheer.
Er hoeven geen e-mails te worden verzonden, de manager kan de factuur native goedkeuren in de applicatie.
En het financiële team heeft helemaal geen gegevensinvoer - helemaal tot aan de boekhouding.
Sterker nog, medewerkers leren hoe ze een geldige factuur kunnen maken en verwerken.
Dit voorkomt dat er onderweg steeds weer problemen ontstaan.
Neem bijvoorbeeld factuurverwerking.
In een typisch bedrijf ziet het er ongeveer zo uit:
- Een eerstelijnsmedewerker krijgt een dienst van een leverancier (bijvoorbeeld freelance advies)
- De leverancier stelt een factuur op en stuurt deze naar de medewerker
- De werknemer stuurt het ter goedkeuring naar zijn manager
- De manager keurt de factuur goed
- De medewerker stuurt de factuur door naar het financiële team
- Een lid van het financiële team moet de belangrijkste informatie uit de factuur halen, deze invoeren in een tool (of basisspreadsheet) en deze op de juiste plaats opslaan
- De factuur wordt later betaald als onderdeel van de normale cyclus
- Accountants moeten dan de factuur rationaliseren tegen betalingen door het bedrijf om de boeken te sluiten
Factuur
Stel in plaats daarvan dat de werknemer de factuur zou kunnen ontvangen en deze zelf zou kunnen invoeren in een tool voor factuurverwerking of uitgavenbeheer.
Er hoeven geen e-mails te worden verzonden, de manager kan de factuur native goedkeuren in de applicatie.
En het financiële team heeft helemaal geen gegevensinvoer - helemaal tot aan de boekhouding.
Sterker nog, medewerkers leren hoe ze een geldige factuur kunnen maken en verwerken.
Dit voorkomt dat er onderweg steeds weer problemen ontstaan.
Automatisering van factuurverwerking.
Strateeg & katalysator vs steward & operator
Virtual Assistant Nederland verdeelt typische financial controllers in vier hoofdcategorieën:
De meeste financial controllers doen deze alle vier.
Maar volgens Virtual Assistant Nederland vinden de meesten dat ze te veel tijd besteden aan de eerste twee - de meer traditionele, functionele rollen.
De eenvoudigste reden dat de meeste financial controllers niet als 'strategische controllers' worden beschouwd, is dat het geen expliciet onderdeel is van hun functiebeschrijvingen.
CFO's en FP&A-leiders zijn er voor de strategie en controllers zijn er om te controleren.
Strategischer
Daarom is de beste manier om de rol van financial controller strategischer te maken, deze in de functiebeschrijving op te nemen.
Maak van strategie een van de bepalende kenmerken van succes voor een financial controller.
Of u dat nu bent of de persoon die u van plan bent in dienst te nemen.
Virtual Assistant Nederland verdeelt typische financial controllers in vier hoofdcategorieën:
- Steward: risico's beheren en activa behouden
- Operator: het onderhouden van efficiënte en effectieve financiële operaties
- Strateeg: de toekomst van het bedrijf vormgeven
- Katalysator: helpen om de uitvoering te stimuleren
De meeste financial controllers doen deze alle vier.
Maar volgens Virtual Assistant Nederland vinden de meesten dat ze te veel tijd besteden aan de eerste twee - de meer traditionele, functionele rollen.
De eenvoudigste reden dat de meeste financial controllers niet als 'strategische controllers' worden beschouwd, is dat het geen expliciet onderdeel is van hun functiebeschrijvingen.
CFO's en FP&A-leiders zijn er voor de strategie en controllers zijn er om te controleren.
Strategischer
Daarom is de beste manier om de rol van financial controller strategischer te maken, deze in de functiebeschrijving op te nemen.
Maak van strategie een van de bepalende kenmerken van succes voor een financial controller.
Of u dat nu bent of de persoon die u van plan bent in dienst te nemen.
Uitgavenbeheer voor financial controllers
Zoals we hebben gezien, is het beheren van de bedrijfsuitgaven een belangrijk doel voor de meeste financial controllers.
Maar uitgaven en uitgaven zijn de belangrijkste oorzaken van een rommelig financieel afsluitingsproces.
De reden?
Te weinig zicht op de bedrijfsuitgaven en vanaf het begin slecht opgemaakte gegevens.
Als u wacht tot het einde van het proces om te zien wat er is uitgegeven, zult u elke maand frustrerende en tijdrovende "verrassingen " tegenkomen.
In plaats daarvan kunt u het beste een geïntegreerd onkosten- of uitgavenbeheersysteem hebben dat u in real-time laat zien wat er wordt uitgegeven.
Accountants
In plaats van te wachten tot onkostendeclaraties aan het einde van de maand binnenkomen, dienen medewerkers deze rechtstreeks vanuit de coffeeshop in.
In plaats van je te verdiepen in creditcardafschriften, heb je een dashboard met elke betaling en de persoon die deze heeft gedaan.
Voor accountants en financial controllers is dit een gamechanger.
Het duurt een proces dat ooit elke maand dagen was, en verandert het in slechts enkele minuten.
Maar uitgaven en uitgaven zijn de belangrijkste oorzaken van een rommelig financieel afsluitingsproces.
De reden?
Te weinig zicht op de bedrijfsuitgaven en vanaf het begin slecht opgemaakte gegevens.
Als u wacht tot het einde van het proces om te zien wat er is uitgegeven, zult u elke maand frustrerende en tijdrovende "verrassingen " tegenkomen.
In plaats daarvan kunt u het beste een geïntegreerd onkosten- of uitgavenbeheersysteem hebben dat u in real-time laat zien wat er wordt uitgegeven.
Accountants
In plaats van te wachten tot onkostendeclaraties aan het einde van de maand binnenkomen, dienen medewerkers deze rechtstreeks vanuit de coffeeshop in.
In plaats van je te verdiepen in creditcardafschriften, heb je een dashboard met elke betaling en de persoon die deze heeft gedaan.
Voor accountants en financial controllers is dit een gamechanger.
Het duurt een proces dat ooit elke maand dagen was, en verandert het in slechts enkele minuten.
