Hoe waardevol een cloud telefoonsysteem is
Wist u dat een cloud telefoonsysteem enorm waardevol is voor uw onderneming?
Nee? Maakt niet uit! Wij leggen het je volledig uit.
Wil je een cloud telefoonsysteem laten installeren?
Dat kan bij Virtual Assistant Nederland!
Vraag vandaag nog uw gratis offerte aan!
Nee? Maakt niet uit! Wij leggen het je volledig uit.
Wil je een cloud telefoonsysteem laten installeren?
Dat kan bij Virtual Assistant Nederland!
Vraag vandaag nog uw gratis offerte aan!
De beste cloud telefoonsystemen van 2021
Veel kleine bedrijven maken de overstap van traditionele PSTN telefoons naar cloudtelefoonsystemen.
En dankzij de geavanceerde functies die ze bieden, is het niet moeilijk te begrijpen waarom.
Nog niet bekend
Als u nog niet bekend bent met cloudgebaseerde VoIP telefoons, is het verwarrend om uit te zoeken welke functies uw bedrijf nodig heeft.
En het is nog ingewikkelder om erachter te komen welke providers en abonnementen deze functies bieden.
Daarom hebben we dit overzicht gemaakt van de belangrijkste functies van cloud telefoonsystemen, waarom je ze nodig hebt en welke providers ze hebben.
Wat is een cloud telefoonsysteem?
Een cloud telefoonsysteem is een Voice Over Internet Protocol (VoIP) zakelijke telefoonoplossing die door een externe provider wordt gehost op een cloudserver (hosted PBX).
Dit in tegenstelling tot on premise PBX hardware (Private Branch Exchange).
Daarom is cloudtelefoonservice toegankelijk via elk apparaat met internettoegang, inclusief desktopcomputers, laptops, mobiele telefoons, tablets en zelfs compatibele bureautelefoons.
Enterprise VoIP oplossingen bieden meer geavanceerde functies.
En functionaliteiten dan traditionele vaste lijnen, bieden een hoger niveau van flexibiliteit voor een lagere prijs en stroomlijnen zakelijke communicatie binnen één enkel platform.
U hoort ook cloud telefoonsystemen die virtuele telefoons, cloud VoIP service of cloud PBX worden genoemd.
Voordelen en nadelen van cloud telefoonsysteem
Aangezien bijna 80% van de bedrijven in Nederland VoIP telefonie op ten minste één van hun locaties gebruikt.
Dan is het logisch dat cloudoplossingen veel meer voordelen bieden dan traditionele telefoonsystemen ooit zouden kunnen.
Bovendien bieden door de cloud gehoste VoIP telefoonsystemen abonnementen voor bedrijven van elke omvang.
Waarbij bedrijven vaak kunnen kiezen tussen gebundelde, alles in één services of à la cartefuncties die op individuele basis worden gekocht. Maak gebruik van onze mogelijkheden tot een cloud telefooncentrale.
En dankzij de geavanceerde functies die ze bieden, is het niet moeilijk te begrijpen waarom.
Nog niet bekend
Als u nog niet bekend bent met cloudgebaseerde VoIP telefoons, is het verwarrend om uit te zoeken welke functies uw bedrijf nodig heeft.
En het is nog ingewikkelder om erachter te komen welke providers en abonnementen deze functies bieden.
Daarom hebben we dit overzicht gemaakt van de belangrijkste functies van cloud telefoonsystemen, waarom je ze nodig hebt en welke providers ze hebben.
Wat is een cloud telefoonsysteem?
Een cloud telefoonsysteem is een Voice Over Internet Protocol (VoIP) zakelijke telefoonoplossing die door een externe provider wordt gehost op een cloudserver (hosted PBX).
Dit in tegenstelling tot on premise PBX hardware (Private Branch Exchange).
Daarom is cloudtelefoonservice toegankelijk via elk apparaat met internettoegang, inclusief desktopcomputers, laptops, mobiele telefoons, tablets en zelfs compatibele bureautelefoons.
Enterprise VoIP oplossingen bieden meer geavanceerde functies.
En functionaliteiten dan traditionele vaste lijnen, bieden een hoger niveau van flexibiliteit voor een lagere prijs en stroomlijnen zakelijke communicatie binnen één enkel platform.
U hoort ook cloud telefoonsystemen die virtuele telefoons, cloud VoIP service of cloud PBX worden genoemd.
Voordelen en nadelen van cloud telefoonsysteem
Aangezien bijna 80% van de bedrijven in Nederland VoIP telefonie op ten minste één van hun locaties gebruikt.
Dan is het logisch dat cloudoplossingen veel meer voordelen bieden dan traditionele telefoonsystemen ooit zouden kunnen.
Bovendien bieden door de cloud gehoste VoIP telefoonsystemen abonnementen voor bedrijven van elke omvang.
Waarbij bedrijven vaak kunnen kiezen tussen gebundelde, alles in één services of à la cartefuncties die op individuele basis worden gekocht. Maak gebruik van onze mogelijkheden tot een cloud telefooncentrale.
De 18 belangrijkste functies
Hieronder hebben we de belangrijkste en meest effectieve functies uiteengezet die cloud telefoonsystemen uw bedrijf bieden.
We vertellen je wat deze functies doen, waarom je ze nodig hebt en welke providers ze aanbieden.
We vertellen je wat deze functies doen, waarom je ze nodig hebt en welke providers ze aanbieden.
1. Doorschakeling
Doorschakelen schakelt het telefoongesprek automatisch door naar een ander telefoonnummer als er niet wordt opgenomen op het eerste nummer zonder dat de beller het extra nummer fysiek hoeft te bellen.
Automatisch doorsturen
In plaats daarvan stuurt het telefoonsysteem de oproep automatisch door naar een ander apparaat/telefoonnummer dat dezelfde agent gebruikt.
Beheerders en agenten kunnen de volgorde aanpassen waarin nummers worden gekozen.
Als een agent bijvoorbeeld zijn bureautelefoon niet beantwoordt, wordt de oproep automatisch doorgeschakeld naar zijn mobiele telefoonnummer en vervolgens naar zijn thuistelefoonnummer.
De persoonlijke telefoonnummers van de agent zouden echter worden beschermd, aangezien het kiezen van hetzelfde nummer de oproep naar veel verschillende kan sturen.
Waarom u het nodig hebt
Doorschakelen biedt agenten verbeterde privacy, vergroot de kans op een oplossing bij het eerste contact en stelt klanten in staat agenten te bereiken wanneer ze niet op kantoor zijn.
Automatisch doorsturen
In plaats daarvan stuurt het telefoonsysteem de oproep automatisch door naar een ander apparaat/telefoonnummer dat dezelfde agent gebruikt.
Beheerders en agenten kunnen de volgorde aanpassen waarin nummers worden gekozen.
Als een agent bijvoorbeeld zijn bureautelefoon niet beantwoordt, wordt de oproep automatisch doorgeschakeld naar zijn mobiele telefoonnummer en vervolgens naar zijn thuistelefoonnummer.
De persoonlijke telefoonnummers van de agent zouden echter worden beschermd, aangezien het kiezen van hetzelfde nummer de oproep naar veel verschillende kan sturen.
Waarom u het nodig hebt
Doorschakelen biedt agenten verbeterde privacy, vergroot de kans op een oplossing bij het eerste contact en stelt klanten in staat agenten te bereiken wanneer ze niet op kantoor zijn.
2. Gesprek in de wacht en doorverbinden
Met Gesprek in de wacht kunnen agenten bellers in de wacht zetten totdat een voorkeursagent beschikbaar is.
Dit terwijl ze antwoord krijgen op een vraag, of om een andere reden. Aangepaste wachtmuziek is beschikbaar.
Met Doorverbinden kunnen agenten een ontvangen oproep met één druk op de knop doorsturen naar een andere agent.
Waarom u het nodig hebt
Gesprek in de wacht zetten en doorverbinden helpt terugbellen te voorkomen.
Het zorgt ervoor dat klanten de best mogelijke hulp krijgen van de best gekwalificeerde medewerker en laat overweldigde agenten oproepen naar beschikbare collega's sturen.
Dit terwijl ze antwoord krijgen op een vraag, of om een andere reden. Aangepaste wachtmuziek is beschikbaar.
Met Doorverbinden kunnen agenten een ontvangen oproep met één druk op de knop doorsturen naar een andere agent.
Waarom u het nodig hebt
Gesprek in de wacht zetten en doorverbinden helpt terugbellen te voorkomen.
Het zorgt ervoor dat klanten de best mogelijke hulp krijgen van de best gekwalificeerde medewerker en laat overweldigde agenten oproepen naar beschikbare collega's sturen.
3. Geavanceerde gespreksroutering
Met oproeproutering kunt u aanpasbare regels instellen om de gespreksstroom van inkomende oproepen te bepalen.
Met andere woorden, naar welke agenten of afdelingen oproepen worden verzonden en wat er gebeurt als er niemand beschikbaar is om de oproep aan te nemen.
Er zijn verschillende strategieën voor gespreksroutering, zoals:
Waarom u het nodig hebt
Oproeproutering, zoals bij alle functies voor oproepbeheer:
Het beste van alles is dat de meeste cloudtelefoon en contactcenterproviders gebruikers in staat stellen om oproeproutering en oproepstroom te ontwerpen.
Dit via een gebruiksvriendelijke interface met slepen en neerzetten.
De gespreksstroom kan op elk moment opnieuw worden ontworpen, wat extra flexibiliteit en schaalbaarheid biedt.
Met andere woorden, naar welke agenten of afdelingen oproepen worden verzonden en wat er gebeurt als er niemand beschikbaar is om de oproep aan te nemen.
Er zijn verschillende strategieën voor gespreksroutering, zoals:
- Round Robin Routing: Agenten beantwoorden om de beurt inkomende oproepen. De eerste oproep gaat naar agent A, dan agent B, dan agent C en dan weer terug naar agent A. Dit is ideaal voor verkoopteams waar iedereen gelijke toegang tot potentiële verkopen moet hebben.
- Op vaardigheden gebaseerde routering: oproepen worden verzonden naar de agent die het meest gekwalificeerd is om de beller te helpen. Bellers kunnen een specifiek nummer bellen om een bepaalde afdeling te bereiken, of informatie invoeren in het IVR systeem om doorgestuurd te worden naar de juiste agent/afdeling. Het zorgt ervoor dat klanten die om ondersteuning vragen niet worden doorverwezen naar bijvoorbeeld de facturatie of verkoopafdeling.
- Routing meest inactief: oproepen worden automatisch verzonden naar de agent die een oproep de langste tijd niet heeft beantwoord
- Op prioriteit gebaseerde routering: oproepen van vooraf bepaalde telefoonnummers (bijvoorbeeld VIP clients) worden naar voorkeursagenten gestuurd of worden vooraan in de wachtrij geplaatst.
Waarom u het nodig hebt
Oproeproutering, zoals bij alle functies voor oproepbeheer:
- Vermindert de totale beltijden
- Verhoogt het percentage eerste contactoplossingen
- Zorgt ervoor dat gewaardeerde klanten de best mogelijke ondersteuning krijgen
Het beste van alles is dat de meeste cloudtelefoon en contactcenterproviders gebruikers in staat stellen om oproeproutering en oproepstroom te ontwerpen.
Dit via een gebruiksvriendelijke interface met slepen en neerzetten.
De gespreksstroom kan op elk moment opnieuw worden ontworpen, wat extra flexibiliteit en schaalbaarheid biedt.
4. Oproepscreening en oproepblokkering
Oproepscreening, vaak beller ID genoemd, identificeert inkomende bellers (of geeft de informatie van uw bedrijf weer aan ontvangers van oproepen).
Dit zodat agenten kunnen bepalen hoe ze op een individuele oproep moeten reageren.
Agenten kunnen ervoor kiezen het gesprek aan te nemen, te weigeren, rechtstreeks naar de voicemail te sturen of het gesprek door te schakelen naar een andere agent.
Sommige gevallen
In sommige gevallen kunnen agenten ervoor kiezen om het telefoonnummer volledig te blokkeren.
Dit zodat dat telefoonnummer in de toekomst geen contact meer kan opnemen met uw zakelijke telefoonnummer.
Spamoproepfilters kunnen automatisch nummers blokkeren van waarschijnlijke spamoproepen.
Waarom u het nodig heeft
Ten eerste maakt oproepscreening het gemakkelijk om oproepen te prioriteren op basis van de individuele beller of het probleem.
Dit verhoogt de retentiegraad van klanten, vermindert het aantal vervelende spam oproepen en de tijd die ze verspillen.
En helpt om het algemene percentage van het centrum voor het verlaten van oproepen te verlagen.
Dit zodat agenten kunnen bepalen hoe ze op een individuele oproep moeten reageren.
Agenten kunnen ervoor kiezen het gesprek aan te nemen, te weigeren, rechtstreeks naar de voicemail te sturen of het gesprek door te schakelen naar een andere agent.
Sommige gevallen
In sommige gevallen kunnen agenten ervoor kiezen om het telefoonnummer volledig te blokkeren.
Dit zodat dat telefoonnummer in de toekomst geen contact meer kan opnemen met uw zakelijke telefoonnummer.
Spamoproepfilters kunnen automatisch nummers blokkeren van waarschijnlijke spamoproepen.
Waarom u het nodig heeft
Ten eerste maakt oproepscreening het gemakkelijk om oproepen te prioriteren op basis van de individuele beller of het probleem.
Dit verhoogt de retentiegraad van klanten, vermindert het aantal vervelende spam oproepen en de tijd die ze verspillen.
En helpt om het algemene percentage van het centrum voor het verlaten van oproepen te verlagen.
5. Unified Communications
Unified Communications (UC of UCaaS) stroomlijnt zakelijke communicatie door een centraal, enkel dashboard te bieden voor meerdere communicatiekanalen.
Waaronder:
Waarom je het nodig hebt
UC heeft een overvloed aan voordelen, waaronder:
Waaronder:
- Zakelijk audiobellen
- Zakelijk sms'en
- Videobellen
- Interne en externe berichten/chat
- Online/virtueel faxen
- Webconferenties met meerdere deelnemers
Waarom je het nodig hebt
UC heeft een overvloed aan voordelen, waaronder:
- U hoeft niet de hele dag te schakelen tussen meerdere kanalen of applicaties
- Voorkomen dat klanten zichzelf moeten herhalen bij meerdere agenten
- Toegenomen productiviteit
- Verhoogde klanttevredenheid dankzij de mogelijkheid om te communiceren via hun voorkeurskanaal
6. Lokale aanwezigheid
Bedrijven kunnen bestaande telefoonnummers overzetten naar hun nieuwe cloud telefoonsysteem.
Of ze kunnen nieuwe telefoonnummers kopen bij providers.
VoIP providers
De meeste VoIP providers voegen ten minste één gratis lokaal telefoonnummer toe aan hun abonnementen.
Ongeacht de werkelijke geografische locatie van een bedrijf, biedt het kopen van meerdere lokale telefoonnummers hen een lokale aanwezigheid in elke regio die ze targeten.
Gratis vanity nummers zijn gemakkelijker te onthouden en geven duidelijk de soorten producten of diensten aan die uw bedrijf aanbiedt.
En klanten en leads kunnen kosteloos contact opnemen met bedrijven.
Waarom u het nodig heeft
Zakelijke telefoonnummers geven uw bedrijf een professionelere uitstraling en stellen werknemers in staat hun persoonlijke telefoonnummers privé te houden.
Bovendien laten lokale telefoonnummers het lijken alsof je een lokale aanwezigheid in een stad hebt.
Zelfs als je dat niet doet en prospects zullen veel eerder oproepen beantwoorden met hun eigen netnummer.
Of ze kunnen nieuwe telefoonnummers kopen bij providers.
VoIP providers
De meeste VoIP providers voegen ten minste één gratis lokaal telefoonnummer toe aan hun abonnementen.
Ongeacht de werkelijke geografische locatie van een bedrijf, biedt het kopen van meerdere lokale telefoonnummers hen een lokale aanwezigheid in elke regio die ze targeten.
Gratis vanity nummers zijn gemakkelijker te onthouden en geven duidelijk de soorten producten of diensten aan die uw bedrijf aanbiedt.
En klanten en leads kunnen kosteloos contact opnemen met bedrijven.
Waarom u het nodig heeft
Zakelijke telefoonnummers geven uw bedrijf een professionelere uitstraling en stellen werknemers in staat hun persoonlijke telefoonnummers privé te houden.
Bovendien laten lokale telefoonnummers het lijken alsof je een lokale aanwezigheid in een stad hebt.
Zelfs als je dat niet doet en prospects zullen veel eerder oproepen beantwoorden met hun eigen netnummer.
7. Sms'en
Met zakelijke sms kunnen gebruikers sms en mms tekstberichten verzenden en ontvangen via hun zakelijke VoIP telefoonsysteemprovider.
Gebruikers kunnen deze teksten verzenden/ontvangen via mobiele apparaten of met behulp van de softphone interface van de desktop applicatie van providers zoals RingCentral.
Sms maakt individuele, kleine groeps of bulk sms'en mogelijk.
En zowel eenrichtings als tweerichtings zakelijk sms'en is vaak beschikbaar bij topaanbieders.
Speciale sms telefoonlijnen zijn standaard.
Waarom je het nodig hebt
SMS berichten zijn niet alleen een zeer effectieve vorm van marketing (met shortcodes en het in en uitschakelen van het ontvangen van berichten).
Het stelt agenten ook in staat om snel collega's of klanten te sms'en wanneer ze een belangrijk gesprek hebben gemist.
Of als ze in een vergadering zitten of een ander gesprek voeren wanneer iemand probeert contact met hen op te nemen.
Agenten kunnen snel vooraf geschreven tekstreacties verzenden, zoals 'Bel je over 10' of 'Kun je later praten?'
Dit bespaart tijd, voorkomt telefoontags en zorgt ervoor dat andere klanten weten dat u hun oproep hebt ontvangen.
Gebruikers kunnen deze teksten verzenden/ontvangen via mobiele apparaten of met behulp van de softphone interface van de desktop applicatie van providers zoals RingCentral.
Sms maakt individuele, kleine groeps of bulk sms'en mogelijk.
En zowel eenrichtings als tweerichtings zakelijk sms'en is vaak beschikbaar bij topaanbieders.
Speciale sms telefoonlijnen zijn standaard.
Waarom je het nodig hebt
SMS berichten zijn niet alleen een zeer effectieve vorm van marketing (met shortcodes en het in en uitschakelen van het ontvangen van berichten).
Het stelt agenten ook in staat om snel collega's of klanten te sms'en wanneer ze een belangrijk gesprek hebben gemist.
Of als ze in een vergadering zitten of een ander gesprek voeren wanneer iemand probeert contact met hen op te nemen.
Agenten kunnen snel vooraf geschreven tekstreacties verzenden, zoals 'Bel je over 10' of 'Kun je later praten?'
Dit bespaart tijd, voorkomt telefoontags en zorgt ervoor dat andere klanten weten dat u hun oproep hebt ontvangen.
8. Oproepaanwezigheid
Met de aanwezigheidsfunctie kunnen teamleden elkaars 'status' gedurende de werkdag bekijken.
Dit zodat ze de beste tijd kunnen bepalen om contact met elkaar op te nemen of hun eigen werkdagen effectiever kunnen indelen.
Algemene statusindicatoren voor oproepen zijn onder meer "Online", "Niet storen", "In gesprek", "Afwezig", "Meldingen gesnoozed", "Lunchpauze" of "Niet op kantoor".
Vaak werken VoIP telefoonsystemen automatisch de status van een agent bij wanneer deze een oproep of videovergadering beantwoordt.
Waarom je het nodig hebt
Aanwezigheid van oproepen helpt om tijd te besparen, voorkomt eindeloze telefoontags.
En laat agenten zien wie er nog meer beschikbaar is om hen te helpen in het geval dat de persoon met wie ze contact wilden opnemen, niet beschikbaar is.
Bovendien helpt het managers bij te houden waar teamleden zijn en hoe ze hun werkdag doorbrengen.
Met name de status "Niet storen" stelt agenten in staat ononderbroken tijd te reserveren om zich te concentreren op tijdgevoelige of moeilijke projecten zonder tussenkomst.
Wat een hogere productiviteit en minder gemiste deadlines betekent.
Dit zodat ze de beste tijd kunnen bepalen om contact met elkaar op te nemen of hun eigen werkdagen effectiever kunnen indelen.
Algemene statusindicatoren voor oproepen zijn onder meer "Online", "Niet storen", "In gesprek", "Afwezig", "Meldingen gesnoozed", "Lunchpauze" of "Niet op kantoor".
Vaak werken VoIP telefoonsystemen automatisch de status van een agent bij wanneer deze een oproep of videovergadering beantwoordt.
Waarom je het nodig hebt
Aanwezigheid van oproepen helpt om tijd te besparen, voorkomt eindeloze telefoontags.
En laat agenten zien wie er nog meer beschikbaar is om hen te helpen in het geval dat de persoon met wie ze contact wilden opnemen, niet beschikbaar is.
Bovendien helpt het managers bij te houden waar teamleden zijn en hoe ze hun werkdag doorbrengen.
Met name de status "Niet storen" stelt agenten in staat ononderbroken tijd te reserveren om zich te concentreren op tijdgevoelige of moeilijke projecten zonder tussenkomst.
Wat een hogere productiviteit en minder gemiste deadlines betekent.
9. IVR
Cloud IVR (Interactive Voice Response) maakt gebruik van vooraf opgenomen geautomatiseerde berichten en oproepmenu's.
Dit om klanten verbinding te laten maken met de juiste afdelingen, betalingen te doen, accountstatus te bekijken en meer zonder ooit met een live agent te hoeven praten.
Als je ooit een oproepmenu hebt gehoord dat klinkt als 'Druk op 5 om met de verkoopafdeling te spreken', dan heb je met een IVR systeem gewerkt.
Klanten
Klanten kunnen hun antwoorden op deze gesproken aanwijzingen invoeren met behulp van het toetsenblok van hun telefoon, of door hun antwoord hardop in de telefoon uit te spreken.
Met behulp van NLP, spraakherkenning en DTMF kiestonen leidt het IVR systeem bellers door relevante gespreksstromen.
Waarom je het nodig hebt
IVR biedt een hoog niveau van zelfbediening voor klanten en stelt klanten in staat zo snel mogelijk antwoord op vragen te krijgen.
Het maakt ook agenten vrij die een hoge mate van persoonlijke aandacht vereisen.
Houd de opties van het oproepmenu zo kort mogelijk, want bellers willen geen tijd verspillen met lange vooraf opgenomen berichten.
Bied altijd de mogelijkheid om op elk moment over te schakelen naar een live agent.
Dit om klanten verbinding te laten maken met de juiste afdelingen, betalingen te doen, accountstatus te bekijken en meer zonder ooit met een live agent te hoeven praten.
Als je ooit een oproepmenu hebt gehoord dat klinkt als 'Druk op 5 om met de verkoopafdeling te spreken', dan heb je met een IVR systeem gewerkt.
Klanten
Klanten kunnen hun antwoorden op deze gesproken aanwijzingen invoeren met behulp van het toetsenblok van hun telefoon, of door hun antwoord hardop in de telefoon uit te spreken.
Met behulp van NLP, spraakherkenning en DTMF kiestonen leidt het IVR systeem bellers door relevante gespreksstromen.
Waarom je het nodig hebt
IVR biedt een hoog niveau van zelfbediening voor klanten en stelt klanten in staat zo snel mogelijk antwoord op vragen te krijgen.
Het maakt ook agenten vrij die een hoge mate van persoonlijke aandacht vereisen.
Houd de opties van het oproepmenu zo kort mogelijk, want bellers willen geen tijd verspillen met lange vooraf opgenomen berichten.
Bied altijd de mogelijkheid om op elk moment over te schakelen naar een live agent.
10. Videovergaderen
Bijna 50% van de externe en interne teams gebruikt momenteel videoconferenties (webconferenties) voor communicatie.
Het zorgt voor face to face, realtime communicatie tussen twee collega's, hele afdelingen en klanten en agenten.
Webconferenties zijn vooral van onschatbare waarde geworden in de nasleep van de COVID 19 pandemie.
VoIP telefoonsysteem
Bij gebruik met een VoIP telefoonsysteem kunnen gebruikers onmiddellijk overschakelen van een chatbericht naar een videogesprek.
Maar ook op een knop klikken om een videogesprek te voeren naar een contactpersoon en zowel ad hocvergaderingen als geplande vergaderingen starten.
Samenwerkingsfuncties zoals in call instant messaging, scherm delen, schermbediening op afstand en whiteboard tools maken het repliceren van een persoonlijk gesprek vrijwel nog realistischer.
Waarom je het nodig hebt
Videobellen helpt niet alleen teams op afstand of gemengde teams zich meer verbonden te voelen.
Maar het helpt ook om het aantal persoonlijke vergaderingen te verminderen.
Deelnemers aan de vergadering ontvangen notificaties en herinneringen voor de vergadering om ervoor te zorgen dat ze aankomende geplande videogesprekken niet vergeten.
En gastheren van de vergadering kunnen hand outs of andere informatie virtueel distribueren die tijdens de conferentie toegankelijk is.
Daarna kunnen ze ervoor kiezen om opnamen van vergaderingen en bijbehorende chattranscripties naar deelnemers te sturen.
Virtuele functies
Functies zoals virtueel handen opsteken zorgen ervoor dat iedereen de kans krijgt om te spreken.
Terwijl tijdens virtuele peilingen tijdens vergaderingen hosts de betrokkenheidsratio's kunnen meten en realtime feedback kunnen verzamelen.
In grotere vergaderingen maken brainstormruimten een gesprek in kleine groepen mogelijk, bieden ze mogelijkheden voor samenwerking tussen afdelingen en helpen ze leiders te identificeren.
Het zorgt voor face to face, realtime communicatie tussen twee collega's, hele afdelingen en klanten en agenten.
Webconferenties zijn vooral van onschatbare waarde geworden in de nasleep van de COVID 19 pandemie.
VoIP telefoonsysteem
Bij gebruik met een VoIP telefoonsysteem kunnen gebruikers onmiddellijk overschakelen van een chatbericht naar een videogesprek.
Maar ook op een knop klikken om een videogesprek te voeren naar een contactpersoon en zowel ad hocvergaderingen als geplande vergaderingen starten.
Samenwerkingsfuncties zoals in call instant messaging, scherm delen, schermbediening op afstand en whiteboard tools maken het repliceren van een persoonlijk gesprek vrijwel nog realistischer.
Waarom je het nodig hebt
Videobellen helpt niet alleen teams op afstand of gemengde teams zich meer verbonden te voelen.
Maar het helpt ook om het aantal persoonlijke vergaderingen te verminderen.
Deelnemers aan de vergadering ontvangen notificaties en herinneringen voor de vergadering om ervoor te zorgen dat ze aankomende geplande videogesprekken niet vergeten.
En gastheren van de vergadering kunnen hand outs of andere informatie virtueel distribueren die tijdens de conferentie toegankelijk is.
Daarna kunnen ze ervoor kiezen om opnamen van vergaderingen en bijbehorende chattranscripties naar deelnemers te sturen.
Virtuele functies
Functies zoals virtueel handen opsteken zorgen ervoor dat iedereen de kans krijgt om te spreken.
Terwijl tijdens virtuele peilingen tijdens vergaderingen hosts de betrokkenheidsratio's kunnen meten en realtime feedback kunnen verzamelen.
In grotere vergaderingen maken brainstormruimten een gesprek in kleine groepen mogelijk, bieden ze mogelijkheden voor samenwerking tussen afdelingen en helpen ze leiders te identificeren.
11. Teamsamenwerking en berichten
Teamsamenwerking functies zijn ontworpen om live communicatie en samenwerking tussen uw teamleden te bevorderen.
Dit door het repliceren van een aantal van de in office instrumenten die vaker gebruikt tijdens vergaderingen.
Met een whiteboard tool kunnen gastheren van vergaderingen bijvoorbeeld concepten illustreren aan conferentiedeelnemers, notities of trefwoorden noteren.
Of zelfs kiezen uit vooraf bepaalde tekeningen en vormen om op het whiteboard op te nemen.
Whiteboards kunnen worden opgeslagen, bewerkt en gedeeld.
Teamchatberichten
Teamchatberichten zijn de meest bekende samenwerkingstool, waarmee instant messaging voor groepen, persoonlijke één op één communicatie of het maken van openbare kanalen mogelijk is.
Organiseer chats per afdeling of per individuele projecten en voeg op elk moment nieuwe teamleden toe aan chats.
Gebruikers kunnen meldingen ontvangen of snoozen, hun chatstatus bijwerken en andere gebruikers taggen om ervoor te zorgen dat ze geen belangrijke informatie missen.
Schermedelen
Scherm delen is een andere essentiële samenwerkingsfunctie.
Waardoor gebruikers elkaars volledige desktop of individuele applicatie in realtime kunnen zien.
Dit is vooral handig wanneer u uitlegt hoe u nieuwe software moet gebruiken.
Met schermbediening op afstand kunnen gebruikers zelfs elkaars schermen "overnemen" om nog betere hulp te bieden.
Waarom je het nodig hebt
Teamsamenwerkingssuites zorgen voor realtime bewerking, eenvoudig delen van bestanden, bestandsversiebeheer en extra tools die je teams kunnen gebruiken om de communicatie en samenwerking te verbeteren.
Deze tools maken het gemakkelijker om complexe concepten uit te leggen, zijn een uitstekende manier om aantekeningen te maken.
Zij die de kans bieden om overal praktische training te geven en zorgen ervoor dat al uw teamleden met de meest recente bestandsconcepten werken.
Handige functies
Teamsamenwerking slaat ook relevante bestanden, whiteboards en meer op voor directe toegang vanaf elk apparaat.
Deze functies betekenen minder vergaderingen, meer gehaalde deadlines, sterkere interne teams en een productievere omgeving met veel minder miscommunicatie.
Dit door het repliceren van een aantal van de in office instrumenten die vaker gebruikt tijdens vergaderingen.
Met een whiteboard tool kunnen gastheren van vergaderingen bijvoorbeeld concepten illustreren aan conferentiedeelnemers, notities of trefwoorden noteren.
Of zelfs kiezen uit vooraf bepaalde tekeningen en vormen om op het whiteboard op te nemen.
Whiteboards kunnen worden opgeslagen, bewerkt en gedeeld.
Teamchatberichten
Teamchatberichten zijn de meest bekende samenwerkingstool, waarmee instant messaging voor groepen, persoonlijke één op één communicatie of het maken van openbare kanalen mogelijk is.
Organiseer chats per afdeling of per individuele projecten en voeg op elk moment nieuwe teamleden toe aan chats.
Gebruikers kunnen meldingen ontvangen of snoozen, hun chatstatus bijwerken en andere gebruikers taggen om ervoor te zorgen dat ze geen belangrijke informatie missen.
Schermedelen
Scherm delen is een andere essentiële samenwerkingsfunctie.
Waardoor gebruikers elkaars volledige desktop of individuele applicatie in realtime kunnen zien.
Dit is vooral handig wanneer u uitlegt hoe u nieuwe software moet gebruiken.
Met schermbediening op afstand kunnen gebruikers zelfs elkaars schermen "overnemen" om nog betere hulp te bieden.
Waarom je het nodig hebt
Teamsamenwerkingssuites zorgen voor realtime bewerking, eenvoudig delen van bestanden, bestandsversiebeheer en extra tools die je teams kunnen gebruiken om de communicatie en samenwerking te verbeteren.
Deze tools maken het gemakkelijker om complexe concepten uit te leggen, zijn een uitstekende manier om aantekeningen te maken.
Zij die de kans bieden om overal praktische training te geven en zorgen ervoor dat al uw teamleden met de meest recente bestandsconcepten werken.
Handige functies
Teamsamenwerking slaat ook relevante bestanden, whiteboards en meer op voor directe toegang vanaf elk apparaat.
Deze functies betekenen minder vergaderingen, meer gehaalde deadlines, sterkere interne teams en een productievere omgeving met veel minder miscommunicatie.
12. Visuele voicemail
Visuele voicemail is de verbeterde versie van traditionele spraakberichten.
In plaats van alleen audioberichten aan te nemen die gebruikers later moeten openen, transcribeert visuele voicemail (soms voicemail naar tekst genoemd) de voicemail.
En verzendt automatisch zowel het audiobestand als de berichttranscriptie naar gebruikers op hun favoriete kanaal/apparaat.
Voicemail naar email
Voicemail naar email stuurt audiobestanden en transcripties rechtstreeks naar de emailinbox van een gebruiker.
Het belangrijkste is dat het ook meldingen van een nieuwe voicemail verzendt, zodat agenten gemiste oproepen onmiddellijk terugbellen.
Gebruikers hebben eenvoudig toegang tot een lijst met hun huidige voicemails.
Dit zodat ze prioriteit kunnen geven aan gemiste oproepen.
Waarom je het nodig hebt
Met visuele voicemail kunnen gebruikers direct meldingen ontvangen op het kanaal van hun keuze wanneer ze een nieuw spraakbericht hebben.
Bovendien kunnen agenten, omdat ze het voicemailbericht gewoon kunnen lezen, mogelijk via sms of email op de inhoud ervan reageren, waardoor terugbellen niet nodig is.
Voicemailtranscriptie zorgt ervoor dat het bericht correct wordt begrepen en stelt agenten in staat om berichten te lezen en erop te reageren terwijl ze in gesprek zijn.
Agenten kunnen zelfs spraakberichten terugsturen vanuit de voicemailbox interface.
In plaats van alleen audioberichten aan te nemen die gebruikers later moeten openen, transcribeert visuele voicemail (soms voicemail naar tekst genoemd) de voicemail.
En verzendt automatisch zowel het audiobestand als de berichttranscriptie naar gebruikers op hun favoriete kanaal/apparaat.
Voicemail naar email
Voicemail naar email stuurt audiobestanden en transcripties rechtstreeks naar de emailinbox van een gebruiker.
Het belangrijkste is dat het ook meldingen van een nieuwe voicemail verzendt, zodat agenten gemiste oproepen onmiddellijk terugbellen.
Gebruikers hebben eenvoudig toegang tot een lijst met hun huidige voicemails.
Dit zodat ze prioriteit kunnen geven aan gemiste oproepen.
Waarom je het nodig hebt
Met visuele voicemail kunnen gebruikers direct meldingen ontvangen op het kanaal van hun keuze wanneer ze een nieuw spraakbericht hebben.
Bovendien kunnen agenten, omdat ze het voicemailbericht gewoon kunnen lezen, mogelijk via sms of email op de inhoud ervan reageren, waardoor terugbellen niet nodig is.
Voicemailtranscriptie zorgt ervoor dat het bericht correct wordt begrepen en stelt agenten in staat om berichten te lezen en erop te reageren terwijl ze in gesprek zijn.
Agenten kunnen zelfs spraakberichten terugsturen vanuit de voicemailbox interface.
13. Call Pops en CRM integraties
Met CRM integraties en communicatie API's kunnen gebruikers bestaande bedrijfssoftware en applicaties integreren in hun cloud telefoonsysteem.
Call Pops
Call Pops gebruikt het geïntegreerde CRM systeem om automatisch recente klantgegevens voor inkomende/uitgaande gesprekken weer te geven binnen de softphone interface.
Dus het is niet nodig om voortdurend tussen verschillende apps te goochelen.
Als u bijvoorbeeld Salesforce zou integreren in uw VoIP platform en u een inkomende oproep van een klant ontvangt, geeft Salesforce u onmiddellijk een Call Pop met beschikbare bellerinformatie.
Waarom je het nodig hebt
Ten eerste voorkomen integraties dat gebruikers de hele dag tussen verschillende applicaties moeten wisselen.
Ze maken het ook mogelijk om de zakelijke tools te blijven gebruiken waar uw team op vertrouwt.
Dit terwijl u profiteert van een verbeterde cloudtelefoonoplossing.
Integraties bieden een hoger niveau van algehele klantenservice.
Dit zodat klantgegevens zoals contactgegevens, bestelgeschiedenis en meer snel en gemakkelijk toegankelijk zijn.
Call Pops
Call Pops gebruikt het geïntegreerde CRM systeem om automatisch recente klantgegevens voor inkomende/uitgaande gesprekken weer te geven binnen de softphone interface.
Dus het is niet nodig om voortdurend tussen verschillende apps te goochelen.
Als u bijvoorbeeld Salesforce zou integreren in uw VoIP platform en u een inkomende oproep van een klant ontvangt, geeft Salesforce u onmiddellijk een Call Pop met beschikbare bellerinformatie.
Waarom je het nodig hebt
Ten eerste voorkomen integraties dat gebruikers de hele dag tussen verschillende applicaties moeten wisselen.
Ze maken het ook mogelijk om de zakelijke tools te blijven gebruiken waar uw team op vertrouwt.
Dit terwijl u profiteert van een verbeterde cloudtelefoonoplossing.
Integraties bieden een hoger niveau van algehele klantenservice.
Dit zodat klantgegevens zoals contactgegevens, bestelgeschiedenis en meer snel en gemakkelijk toegankelijk zijn.
14. Klant terugbellen
Aangezien meer dan 60% van de klanten zegt dat zelfs een minuut in de wacht staan te lang is, is de kans groot dat bellers inclusief uitstekende leads gewoon ophangen.
Soms bellen ze terug.
Maar 30% van hen zal dat nooit doen.
Terugbelhulpmiddelen voor klanten elimineren de noodzaak voor klanten om in de wacht te staan.
In plaats daarvan kunnen klanten een datum en tijd selecteren om teruggebeld te worden door een beschikbare agent.
Zowel de agent als de klant ontvangen herinneringsmeldingen van het aanstaande gesprek.
Waarom je het nodig hebt
Bellers de mogelijkheid bieden om teruggebeld te worden in plaats van tijd te verspillen in de wacht, verbetert de klantervaring drastisch en betekent dat agenten minder tijd besteden aan het praten met gefrustreerde klanten.
Het leidt ook tot minder gemiste verkoopkansen, verlaagt het aantal afgebroken oproepen en maakt het veel gemakkelijker om piekmomenten te beheren.
Bovendien besparen de tools voor terugbellen van klanten uw bedrijf geld.
Dit omdat er geen kosten in rekening worden gebracht voor de tijd die de klant in de wacht doorbrengt.
Soms bellen ze terug.
Maar 30% van hen zal dat nooit doen.
Terugbelhulpmiddelen voor klanten elimineren de noodzaak voor klanten om in de wacht te staan.
In plaats daarvan kunnen klanten een datum en tijd selecteren om teruggebeld te worden door een beschikbare agent.
Zowel de agent als de klant ontvangen herinneringsmeldingen van het aanstaande gesprek.
Waarom je het nodig hebt
Bellers de mogelijkheid bieden om teruggebeld te worden in plaats van tijd te verspillen in de wacht, verbetert de klantervaring drastisch en betekent dat agenten minder tijd besteden aan het praten met gefrustreerde klanten.
Het leidt ook tot minder gemiste verkoopkansen, verlaagt het aantal afgebroken oproepen en maakt het veel gemakkelijker om piekmomenten te beheren.
Bovendien besparen de tools voor terugbellen van klanten uw bedrijf geld.
Dit omdat er geen kosten in rekening worden gebracht voor de tijd die de klant in de wacht doorbrengt.
15. Vind mij, volg mij
Find Me, Follow Me (ook wel 'Mis nooit een oproep' genoemd) belt tegelijkertijd op meerdere apparaten wanneer een agent een inkomende oproep ontvangt.
Wanneer een agent bijvoorbeeld een oproep ontvangt, gaat zijn bureautelefoon over.
Maar dat geldt ook voor zijn Apple of Android smartphone of huistelefoon.
Het beste van alles is dat deze gelijktijdige beltonen betekenen dat agenten niet langer meerdere telefoonnummers hoeven op te geven, en bellers deze ook niet hoeven te bellen.
Waarom je het nodig hebt
Volgens 77% van de VoIP gebruikers is Find Me, Follow Me de meest effectieve tool om de teamproductiviteit te verhogen.
Het biedt ook een hoge mate van teamflexibiliteit en mobiliteit.
Wanneer een agent bijvoorbeeld een oproep ontvangt, gaat zijn bureautelefoon over.
Maar dat geldt ook voor zijn Apple of Android smartphone of huistelefoon.
Het beste van alles is dat deze gelijktijdige beltonen betekenen dat agenten niet langer meerdere telefoonnummers hoeven op te geven, en bellers deze ook niet hoeven te bellen.
Waarom je het nodig hebt
Volgens 77% van de VoIP gebruikers is Find Me, Follow Me de meest effectieve tool om de teamproductiviteit te verhogen.
Het biedt ook een hoge mate van teamflexibiliteit en mobiliteit.
16. Oproepgegevens
Oproepanalyses bieden zowel realtime als historische gegevens over zowel bellers als agenten.
Met VoIP systemen kunnen gebruikers aangepaste rapporten maken of kiezen uit een verscheidenheid aan vooraf gemaakte sjablonen.
Zij die automatisch met vooraf ingestelde intervallen naar gebruikers kunnen worden verzonden.
Populaire statistieken en KPI's zijn onder meer:
Waarom u het nodig hebt
Oproepanalyses bieden onschatbaar inzicht in de productiviteitsniveaus van agenten op individueel en afdelingsniveau.
Managers kunnen hun sterkste agenten identificeren en ook welke mogelijk meer training nodig hebben.
Managers kunnen deze analyses ook gebruiken om te begrijpen wanneer ze meer agenten moeten inhuren.
Of gewoon hoe ze de agenten die ze momenteel hebben kunnen optimaliseren.
Ze kunnen ook drukke tijden van het jaar identificeren, populaire oproepbronnen ontdekken en meer.
Met VoIP systemen kunnen gebruikers aangepaste rapporten maken of kiezen uit een verscheidenheid aan vooraf gemaakte sjablonen.
Zij die automatisch met vooraf ingestelde intervallen naar gebruikers kunnen worden verzonden.
Populaire statistieken en KPI's zijn onder meer:
- Gemiddelde gespreksduur
- Gemiddelde snelheid van antwoord
- Dagelijks/wekelijks/maandelijks belvolume (inkomend/uitgaand)
- Resolutiepercentage eerste gesprek
- Gemiddelde gesprekstijd per agent
- Percentage oproepen naar voicemail
- Kosten per gesprek
- Gemiddelde conversieratio
Waarom u het nodig hebt
Oproepanalyses bieden onschatbaar inzicht in de productiviteitsniveaus van agenten op individueel en afdelingsniveau.
Managers kunnen hun sterkste agenten identificeren en ook welke mogelijk meer training nodig hebben.
Managers kunnen deze analyses ook gebruiken om te begrijpen wanneer ze meer agenten moeten inhuren.
Of gewoon hoe ze de agenten die ze momenteel hebben kunnen optimaliseren.
Ze kunnen ook drukke tijden van het jaar identificeren, populaire oproepbronnen ontdekken en meer.
17. Automatisering en AI
Automatisering en AI (Artificial Intelligence) zijn auto attendants of bots die de communicatie, samenwerking en automatisering van bedrijfsprocessen verbeteren.
Conversational AI en NLP (natural language processing) bieden uitstekend inzicht in het gedrag van agenten en klanten door trefwoorden/zinnen te identificeren die set automatiseringen activeren.
Als een klant bijvoorbeeld belt en zegt: "Ik heb hulp nodig bij het betalen van mijn rekening", "begrijpen" NLP hulpmiddelen de woorden "betalen", "rekening" en "hulp".
AI en automatiseringstools sturen die beller vervolgens naar de factureringsafdeling of helpen hem de rekening telefonisch te betalen.
Andere voorbeelden van automatisering en AI zijn:
Waarom je het nodig hebt
Automatisering elimineert vervelende, routinematige taken die een groot deel van de werkdag in beslag nemen, waardoor je serieuze tijd bespaart en de productiviteit verhoogt.
Automatisering en AI behandelen taken zoals:
Deze tools geven agenten meer tijd om verkoopgesprekken te voeren of klanten persoonlijke ondersteuning te bieden.
Conversational AI en NLP (natural language processing) bieden uitstekend inzicht in het gedrag van agenten en klanten door trefwoorden/zinnen te identificeren die set automatiseringen activeren.
Als een klant bijvoorbeeld belt en zegt: "Ik heb hulp nodig bij het betalen van mijn rekening", "begrijpen" NLP hulpmiddelen de woorden "betalen", "rekening" en "hulp".
AI en automatiseringstools sturen die beller vervolgens naar de factureringsafdeling of helpen hem de rekening telefonisch te betalen.
Andere voorbeelden van automatisering en AI zijn:
- Contactgegevens van klanten verzamelen/bijwerken
- Werkstroomautomatisering
- Chatbots
- Directory's op naam bellen
Waarom je het nodig hebt
Automatisering elimineert vervelende, routinematige taken die een groot deel van de werkdag in beslag nemen, waardoor je serieuze tijd bespaart en de productiviteit verhoogt.
Automatisering en AI behandelen taken zoals:
- Gegevensinvoer
- Oproep plaatsen
- Het roosteren
- Oproeptranscriptie
- Herinneringen
- Analytics rapporten worden automatisch gedaan in plaats van handmatig
Deze tools geven agenten meer tijd om verkoopgesprekken te voeren of klanten persoonlijke ondersteuning te bieden.
18. Oproepbewaking
Met oproepbewaking kunnen gebruikers live meeluisteren met telefoongesprekken tussen vertegenwoordigers en klanten (of elk ander type zakelijk gesprek).
Degenen die luisteren, kunnen alleen luisteren of fluisteren gebruiken om instructies of advies te geven aan de agent zonder dat de klant aan de andere kant van de lijn ze kan horen.
Call barge
Met Call barge kunnen managers een gesprek op elk moment overnemen.
Wat betekent dat zij degenen zijn die rechtstreeks met de klant spreken, niet de oorspronkelijke agent.
Met gespreksopname kunnen gebruikers een telefoongesprek en video audio opnemen, evenals schermstreams.
Gebruikers kunnen:
Transcripties zijn automatische transcripties van spraak /audiogesprekken die gebruikers kunnen nalezen nadat het gesprek is beëindigd, of op enig moment in de toekomst.
Opgeslagen
Opnames worden opgeslagen in de cloud en kunnen ook worden gemaild naar de conferentie of oproepdeelnemers als een audiobestand of transcripties.
Maak uzelf vertrouwd met de wetten voor het opnemen van gesprekken om juridische problemen te voorkomen.
Waarom je het nodig hebt
Oproepbewaking is een uitstekende manier om niet alleen verkopers en klantenservicemedewerkers te volgen.
Het is ook een geweldige manier om inzicht te krijgen in consistente redenen waarom je klanten contact opnemen met je bedrijf.
Met gespreksopname kunt u eventuele misverstanden/miscommunicatie tussen collega's of klanten corrigeren.
Het is ook een waardevol hulpmiddel voor het evalueren van de kwaliteit van uw klantenservice, klantenondersteuning en verkopers.
Gebruikers kunnen ook:
Degenen die luisteren, kunnen alleen luisteren of fluisteren gebruiken om instructies of advies te geven aan de agent zonder dat de klant aan de andere kant van de lijn ze kan horen.
Call barge
Met Call barge kunnen managers een gesprek op elk moment overnemen.
Wat betekent dat zij degenen zijn die rechtstreeks met de klant spreken, niet de oorspronkelijke agent.
Met gespreksopname kunnen gebruikers een telefoongesprek en video audio opnemen, evenals schermstreams.
Gebruikers kunnen:
- Individuele opnamevoorkeuren instellen
- Automatisch alle inkomende/uitgaande oproepen opnemen
- Oproepen on demand opnemen
- Oproepopnames pauzeren/herstarten als op een bepaald moment extreem gevoelige informatie wordt besproken
Transcripties zijn automatische transcripties van spraak /audiogesprekken die gebruikers kunnen nalezen nadat het gesprek is beëindigd, of op enig moment in de toekomst.
Opgeslagen
Opnames worden opgeslagen in de cloud en kunnen ook worden gemaild naar de conferentie of oproepdeelnemers als een audiobestand of transcripties.
Maak uzelf vertrouwd met de wetten voor het opnemen van gesprekken om juridische problemen te voorkomen.
Waarom je het nodig hebt
Oproepbewaking is een uitstekende manier om niet alleen verkopers en klantenservicemedewerkers te volgen.
Het is ook een geweldige manier om inzicht te krijgen in consistente redenen waarom je klanten contact opnemen met je bedrijf.
Met gespreksopname kunt u eventuele misverstanden/miscommunicatie tussen collega's of klanten corrigeren.
Het is ook een waardevol hulpmiddel voor het evalueren van de kwaliteit van uw klantenservice, klantenondersteuning en verkopers.
Gebruikers kunnen ook:
- Maak geen aantekeningen tijdens vergaderingen
- Veelvoorkomende ondersteuningsproblemen identificeren
- Meer informatie over klantpersonages
- Nieuwe medewerkers opleiden
- Aanbiedingen opslaan
- Zoek het opnametranscript op trefwoord
Gratis Cloud telefoonsysteem Advies
Na al deze voordelen zult u onwijs enthousiast zijn geworden over cloud telefoonsystemen.
Dat begrijpen wij bij Virtual Assistant Nederland.
Wij willen u daarom graag helpen om uw cloud telefoonsysteem te implementeren binnen uw onderneming.
Vraag vandaag nog uw gratis offerte aan!
Dat begrijpen wij bij Virtual Assistant Nederland.
Wij willen u daarom graag helpen om uw cloud telefoonsysteem te implementeren binnen uw onderneming.
Vraag vandaag nog uw gratis offerte aan!
