Telefoon laten opnemen
De telefoon laten opnemen door een va of zelf alles beantwoorden?
Veel ondernemers krijgen te maken met deze keuze.
Zeker als ze groter worden.
Bij deze de oplossing voor €29,99 per uur ex BTW.
Callcenter inhuren tegen de beste voorwaarden en lage prijs.
Andere zaken
Veel bedrijven willen wel de telefoon opnemen maar dan blijven andere zaken liggen.
Een virtual assistant kan al deze problemen oplossen.
Deze kun je namelijk inzetten per gesprek.
Virtual assistant (VA)
Een VA is dan onderdeel van een callcenter dat uw telefoongesprekken opneemt.
Allemaal op afstand en te betalen per gesprek.
Hierdoor heeft u geen full time receptionist meer nodig.
Veel ondernemers krijgen te maken met deze keuze.
Zeker als ze groter worden.
Bij deze de oplossing voor €29,99 per uur ex BTW.
Callcenter inhuren tegen de beste voorwaarden en lage prijs.
Andere zaken
Veel bedrijven willen wel de telefoon opnemen maar dan blijven andere zaken liggen.
Een virtual assistant kan al deze problemen oplossen.
Deze kun je namelijk inzetten per gesprek.
Virtual assistant (VA)
Een VA is dan onderdeel van een callcenter dat uw telefoongesprekken opneemt.
Allemaal op afstand en te betalen per gesprek.
Hierdoor heeft u geen full time receptionist meer nodig.
Tips telefoon aannemen
De telefoon professioneel opnemen.
Hoe werkt dat?
Wanneer u in de klantenondersteuning werkt, weet u dat het beantwoorden van telefoontjes het brood en de boter van uw positie wordt.
Uiteraard kunt u ook de telefoon laten aannemen.
Een eerstelijnsmedewerker wordt doorgaans ingehuurd vanwege hun sterke communicatieve vaardigheden.
Dit zijn altijd goede eigenschappen voor een inboud of outbount agent.
Hoewel het misschien voor de hand liggend lijkt, neem je gewoon de telefoon op en zeg je "Hallo?".
Het beantwoorden van professionele oproepen is heel anders dan het beantwoorden van persoonlijke oproepen.
Blijf altijd professioneel
Het is gemakkelijk om een foutje te maken en per ongeluk met uw klant te praten zoals u met uw beste vriend of moeder zou doen.
Iedereen in uw bedrijf moet weten hoe hij de telefoon professioneel moet beantwoorden, niet alleen de receptionist of de klantvertegenwoordiger.
Vandaar deze tips over een telefoon aannemen als een professional.
U weet nooit wanneer de persoon die de telefoon zou moeten opnemen, dit niet kan doen en iemand anders zal tussenbeide komen en het opnemen (vooral als u een thuisbedrijf heeft).
Telefoon
Zelfs in deze dagen van sms'en en emailen, is de telefoon nog steeds het belangrijkste contactpunt van het bedrijf met klanten en de manier waarop de telefoon van uw bedrijf wordt beantwoord, vormt de eerste indruk van uw klant van uw bedrijf.
Als de persoon die de oproep beantwoordt onprofessioneel is, kan het ook de laatste indruk van die klant zijn!
Hier leest u hoe u de telefoon op de juiste manier beantwoordt.
Ook hoe u klanten binnenhaalt in plaats van deze te verliezen en door de onderstaande regels te volgen, kunt u er echter voor zorgen dat u altijd op het hoogste niveau te werk gaat.
Wilt u de telefoon laten opnemen op afstand?
Maak dan gebruik van een virtual assistant.
Hoe werkt dat?
Wanneer u in de klantenondersteuning werkt, weet u dat het beantwoorden van telefoontjes het brood en de boter van uw positie wordt.
Uiteraard kunt u ook de telefoon laten aannemen.
Een eerstelijnsmedewerker wordt doorgaans ingehuurd vanwege hun sterke communicatieve vaardigheden.
Dit zijn altijd goede eigenschappen voor een inboud of outbount agent.
Hoewel het misschien voor de hand liggend lijkt, neem je gewoon de telefoon op en zeg je "Hallo?".
Het beantwoorden van professionele oproepen is heel anders dan het beantwoorden van persoonlijke oproepen.
Blijf altijd professioneel
Het is gemakkelijk om een foutje te maken en per ongeluk met uw klant te praten zoals u met uw beste vriend of moeder zou doen.
Iedereen in uw bedrijf moet weten hoe hij de telefoon professioneel moet beantwoorden, niet alleen de receptionist of de klantvertegenwoordiger.
Vandaar deze tips over een telefoon aannemen als een professional.
U weet nooit wanneer de persoon die de telefoon zou moeten opnemen, dit niet kan doen en iemand anders zal tussenbeide komen en het opnemen (vooral als u een thuisbedrijf heeft).
Telefoon
Zelfs in deze dagen van sms'en en emailen, is de telefoon nog steeds het belangrijkste contactpunt van het bedrijf met klanten en de manier waarop de telefoon van uw bedrijf wordt beantwoord, vormt de eerste indruk van uw klant van uw bedrijf.
Als de persoon die de oproep beantwoordt onprofessioneel is, kan het ook de laatste indruk van die klant zijn!
Hier leest u hoe u de telefoon op de juiste manier beantwoordt.
Ook hoe u klanten binnenhaalt in plaats van deze te verliezen en door de onderstaande regels te volgen, kunt u er echter voor zorgen dat u altijd op het hoogste niveau te werk gaat.
Wilt u de telefoon laten opnemen op afstand?
Maak dan gebruik van een virtual assistant.
1. Beantwoord een oproep
Als uw functie inhoudt dat u altijd beschikbaar moet zijn voor bellers, dan zou u ook daadwerkelijk beschikbaar moeten zijn.
Dat betekent gefocust blijven en oproepen onmiddellijk beantwoorden.
Lukt dit niet?
Dan kunt u de telefoon laten opnemen door onze va's.
Zij kunnen zelfs uw klachten afhandelen.
Het laatste dat u wilt doen, is een klant laten wachten na een reeks eindeloze bellen of ze naar de voicemail sturen als u had moeten kunnen en klaar was om te antwoorden.
Alert
Zolang je alert bent en te allen tijde aan je telefoon zit - met uitzondering van pauzes - zou deze regel vrij eenvoudig te volgen moeten zijn bij het laten aannemen van een telefoon.
We raden u echter aan om binnen drie belsignalen te reageren om uzelf voldoende tijd te geven om in de zone te komen en u voor te bereiden op het gesprek.
Als u de telefoon meteen opneemt, kunt u in de war raken.
Telefoon laten aannemen? Vraag een offerte aan.
Dat betekent gefocust blijven en oproepen onmiddellijk beantwoorden.
Lukt dit niet?
Dan kunt u de telefoon laten opnemen door onze va's.
Zij kunnen zelfs uw klachten afhandelen.
Het laatste dat u wilt doen, is een klant laten wachten na een reeks eindeloze bellen of ze naar de voicemail sturen als u had moeten kunnen en klaar was om te antwoorden.
Alert
Zolang je alert bent en te allen tijde aan je telefoon zit - met uitzondering van pauzes - zou deze regel vrij eenvoudig te volgen moeten zijn bij het laten aannemen van een telefoon.
We raden u echter aan om binnen drie belsignalen te reageren om uzelf voldoende tijd te geven om in de zone te komen en u voor te bereiden op het gesprek.
Als u de telefoon meteen opneemt, kunt u in de war raken.
Telefoon laten aannemen? Vraag een offerte aan.
2. Stel jezelf onmiddellijk voor
Als u de telefoon opneemt, dient u dit te bevestigen met de persoon die hij heeft gebeld.
Bij persoonlijke gesprekken is het voldoende om te beginnen met een "Hallo?" en laat de beller zichzelf eerst voorstellen na de telefoon aannemen.
U wilt de beller echter laten weten of hij een verkeerd nummer heeft geraakt en met wie hij in gesprek is.
Oefen het beantwoorden van de telefoon met: "Hallo, dit is [uw voornaam] van [uw bedrijf].
Hoe het verder gaat
Hoe kan ik u helpen?" Uw klant zal met warmte worden ontvangen, wat een positieve start van uw gesprek zal stimuleren.
En als het een geërgerde student wordt die pizza probeert te bestellen, zullen ze je vriendelijkheid in ieder geval waarderen.
Bent u te druk om de telefoon op te nemen?
Dan kunt u ook de telefoon laten aannemen door ons callcenter.
Dit kan in alle talen en voor alle branches.
Maak daar gebruik van.
Bij persoonlijke gesprekken is het voldoende om te beginnen met een "Hallo?" en laat de beller zichzelf eerst voorstellen na de telefoon aannemen.
U wilt de beller echter laten weten of hij een verkeerd nummer heeft geraakt en met wie hij in gesprek is.
Oefen het beantwoorden van de telefoon met: "Hallo, dit is [uw voornaam] van [uw bedrijf].
Hoe het verder gaat
Hoe kan ik u helpen?" Uw klant zal met warmte worden ontvangen, wat een positieve start van uw gesprek zal stimuleren.
En als het een geërgerde student wordt die pizza probeert te bestellen, zullen ze je vriendelijkheid in ieder geval waarderen.
Bent u te druk om de telefoon op te nemen?
Dan kunt u ook de telefoon laten aannemen door ons callcenter.
Dit kan in alle talen en voor alle branches.
Maak daar gebruik van.
3. Spreek duidelijk bij de telefoon opnemen
Hoewel telefoongesprekken een geweldige optie zijn voor mensen die een hekel hebben aan persoonlijke interactie, zijn zeer sterke communicatieve vaardigheden vereist.
Ten eerste kan de persoon aan de andere kant van de lijn je alleen beoordelen op basis van je stem, omdat ze je lichaamstaal en - hopelijk - vriendelijke glimlach niet kunnen identificeren.
U wilt altijd zo duidelijk mogelijk spreken
Projecteer je stem zonder te schreeuwen.
Je wilt gehoord worden en niet in herhaling vallen.
Hier letten wij op bij de telefoon laten aannemen.
Een sterke, zelfverzekerde stem kan ervoor zorgen dat een klant u en uw steun meer vertrouwt.
In het geval van een slechte mobiele service of het onvermogen om te horen of gehoord te worden, vraag dan onmiddellijk om op te hangen en terug te bellen.
Ten eerste kan de persoon aan de andere kant van de lijn je alleen beoordelen op basis van je stem, omdat ze je lichaamstaal en - hopelijk - vriendelijke glimlach niet kunnen identificeren.
U wilt altijd zo duidelijk mogelijk spreken
Projecteer je stem zonder te schreeuwen.
Je wilt gehoord worden en niet in herhaling vallen.
Hier letten wij op bij de telefoon laten aannemen.
Een sterke, zelfverzekerde stem kan ervoor zorgen dat een klant u en uw steun meer vertrouwt.
In het geval van een slechte mobiele service of het onvermogen om te horen of gehoord te worden, vraag dan onmiddellijk om op te hangen en terug te bellen.
4. Gebruik de luidspreker als dat nodig is
We kennen allemaal de voor en nadelen van het gebruik van de luidspreker van de telefoon.
Het is gemakkelijker voor u omdat u uw handen kunt gebruiken om te multitasken.
Dit is natuurlijk anders bij de telefoon laten beantwoorden door een virtual assistant.
Voor de andere beller is het echter alsof je één stem probeert te horen door een toeterende menigte taxi’s bij Schiphol - onmogelijk en frustrerend.
Geef uw klanten uw volledige aandacht en vermijd luidsprekertelefoon
Dit maakt het gemakkelijker voor beide partijen om gehoord te worden, en het zorgt ervoor dat u daadwerkelijk aandacht aan hen besteedt.
Het kan zijn dat u in zeldzame gevallen de luidspreker van de telefoon moet gebruiken, bijvoorbeeld tijdens een telefonische vergadering of wanneer u problemen aan de telefoon probeert op te lossen.
Bekijk onze tips voor andere belwerkzaamheden.
Hoewel de luidspreker op deze momenten misschien geschikt is, is het altijd beter om een headset te gebruiken om handsfree aan het werk te blijven.
Het is gemakkelijker voor u omdat u uw handen kunt gebruiken om te multitasken.
Dit is natuurlijk anders bij de telefoon laten beantwoorden door een virtual assistant.
Voor de andere beller is het echter alsof je één stem probeert te horen door een toeterende menigte taxi’s bij Schiphol - onmogelijk en frustrerend.
Geef uw klanten uw volledige aandacht en vermijd luidsprekertelefoon
Dit maakt het gemakkelijker voor beide partijen om gehoord te worden, en het zorgt ervoor dat u daadwerkelijk aandacht aan hen besteedt.
Het kan zijn dat u in zeldzame gevallen de luidspreker van de telefoon moet gebruiken, bijvoorbeeld tijdens een telefonische vergadering of wanneer u problemen aan de telefoon probeert op te lossen.
Bekijk onze tips voor andere belwerkzaamheden.
Hoewel de luidspreker op deze momenten misschien geschikt is, is het altijd beter om een headset te gebruiken om handsfree aan het werk te blijven.
5. Luister actief en maak aantekeningen
Over aandacht voor uw klanten gesproken, het is essentieel dat u tijdens het gesprek actief naar hen luistert.
Actief luisteren betekent alles horen wat ze te zeggen hebben en je reactie baseren op hun opmerkingen, in plaats van een voorgeschreven script te gebruiken.
Dit bewijst voor uw klanten dat u aanwezig bent en empathisch bent voor hun ongemakken.
Het is handig om aantekeningen te maken tijdens de telefoon aannemen.
U wilt een record na het gesprek indienen en notities zullen enorm nuttig zijn.
Het zorgt er ook voor dat u, tijdens langdradige uitleg van klanten, de belangrijkste punten kunt opschrijven en in het oplossen van problemen kunt springen zonder dat ze hoeven te herhalen.
De voordelen van een telefoon laten aannemen is dat alles voor u wordt geregeld.
Veel ondernemers geven ons aan daardoor weer te kunnen ondernemen.
En daar zit vaak hun verdienmodel!
Vraag meer informatie bij ons aan over de kosten en mogelijkheden.
Meldt u vandaag nog bij ons aan.
Actief luisteren betekent alles horen wat ze te zeggen hebben en je reactie baseren op hun opmerkingen, in plaats van een voorgeschreven script te gebruiken.
Dit bewijst voor uw klanten dat u aanwezig bent en empathisch bent voor hun ongemakken.
Het is handig om aantekeningen te maken tijdens de telefoon aannemen.
U wilt een record na het gesprek indienen en notities zullen enorm nuttig zijn.
Het zorgt er ook voor dat u, tijdens langdradige uitleg van klanten, de belangrijkste punten kunt opschrijven en in het oplossen van problemen kunt springen zonder dat ze hoeven te herhalen.
De voordelen van een telefoon laten aannemen is dat alles voor u wordt geregeld.
Veel ondernemers geven ons aan daardoor weer te kunnen ondernemen.
En daar zit vaak hun verdienmodel!
Vraag meer informatie bij ons aan over de kosten en mogelijkheden.
Meldt u vandaag nog bij ons aan.
6. Gebruik de juiste taal
Een belangrijk verschil tussen professionele en persoonlijke telefoontjes aannemen is duidelijk: de taal.
Het is misschien acceptabel om straattaal en vloeken te gebruiken wanneer u met uw vrienden aan de telefoon zit, maar dit soort taal kan ertoe leiden dat u een klant voor het leven verliest.
Opmerkzaam & respectvol
Wees altijd opmerkzaam en respectvol wanneer u aan de telefoon bent.
U weet nooit welke klanten beledigd kunnen zijn door iets dat u zegt, dus u kunt het beste formele taal gebruiken.
Het is prima om indien nodig humor in te brengen, maar maak nooit een grap die een klant van streek zou kunnen maken.
Blijf dus altijd professioneel als het gaat om de telefoon beantwoorden.
De goede naam van het bedrijf moet altijd worden bewaakt.
Het is misschien acceptabel om straattaal en vloeken te gebruiken wanneer u met uw vrienden aan de telefoon zit, maar dit soort taal kan ertoe leiden dat u een klant voor het leven verliest.
Opmerkzaam & respectvol
Wees altijd opmerkzaam en respectvol wanneer u aan de telefoon bent.
U weet nooit welke klanten beledigd kunnen zijn door iets dat u zegt, dus u kunt het beste formele taal gebruiken.
Het is prima om indien nodig humor in te brengen, maar maak nooit een grap die een klant van streek zou kunnen maken.
Blijf dus altijd professioneel als het gaat om de telefoon beantwoorden.
De goede naam van het bedrijf moet altijd worden bewaakt.
7. Blijf opgewekt bij de telefoon aannemen
Je weet nooit wanneer een klant een slechte dag heeft.
Als iemand onbeleefd tegen je aan de telefoon is, kan het zijn dat je onmiddellijk reageert door hem of haar in jouw plaats te zetten.
Maar neem eerst even de tijd om in hun schoenen te stappen en te beseffen waarom ze zo van streek zijn.
Overkomt dit u ook?
Dan kunt u de telefoon laten aannemen door een VA.
Het punt is om altijd positief en vriendelijk te blijven, vooral in het licht van negativiteit.
Uw optimistische kijk kan voldoende zijn om een mislukt telefoontje om te buigen.
Herinner jezelf eraan dat het laatste dat je klant waarschijnlijk wilde, was zijn middag doorbrengen aan de telefoon met klanten ondersteuning.
Dus maak dat telefoontje zo goed mogelijk, en het kan een loyale, levenslange klant creëren.
Als iemand onbeleefd tegen je aan de telefoon is, kan het zijn dat je onmiddellijk reageert door hem of haar in jouw plaats te zetten.
Maar neem eerst even de tijd om in hun schoenen te stappen en te beseffen waarom ze zo van streek zijn.
Overkomt dit u ook?
Dan kunt u de telefoon laten aannemen door een VA.
Het punt is om altijd positief en vriendelijk te blijven, vooral in het licht van negativiteit.
Uw optimistische kijk kan voldoende zijn om een mislukt telefoontje om te buigen.
Herinner jezelf eraan dat het laatste dat je klant waarschijnlijk wilde, was zijn middag doorbrengen aan de telefoon met klanten ondersteuning.
Dus maak dat telefoontje zo goed mogelijk, en het kan een loyale, levenslange klant creëren.
8. Vraag voordat u iemand in de wacht zet
Er is vaak niets erger dan in de wacht worden gezet.
Nadat je tien of vijftien minuten in de wacht hebt gestaan om met een echt mens te praten, kun je eindelijk je probleem uitleggen.
Vervolgens wordt u onmiddellijk weer in de wacht gezet en vervolgens overgedragen aan iemand anders aan wie u het hele probleem opnieuw moet uitleggen.
Over vermoeiend gesproken
Wij bieden daar ook een chat functie voor elke website.
Als u een klant echter in de wacht moet zetten of zijn gesprek moet doorverbinden, moet u altijd eerst om toestemming vragen.
Leg uit waarom het nodig is en stel hen gerust dat u, of een andere medewerker, hun probleem snel zult oplossen.
Door uw klanten op de hoogte te houden, zullen ze minder snel klagen over een lange wachttijd.
Dit kunt u voorkomen door de telefoon te laten opnemen door ons bedrijf.
Nadat je tien of vijftien minuten in de wacht hebt gestaan om met een echt mens te praten, kun je eindelijk je probleem uitleggen.
Vervolgens wordt u onmiddellijk weer in de wacht gezet en vervolgens overgedragen aan iemand anders aan wie u het hele probleem opnieuw moet uitleggen.
Over vermoeiend gesproken
Wij bieden daar ook een chat functie voor elke website.
Als u een klant echter in de wacht moet zetten of zijn gesprek moet doorverbinden, moet u altijd eerst om toestemming vragen.
Leg uit waarom het nodig is en stel hen gerust dat u, of een andere medewerker, hun probleem snel zult oplossen.
Door uw klanten op de hoogte te houden, zullen ze minder snel klagen over een lange wachttijd.
Dit kunt u voorkomen door de telefoon te laten opnemen door ons bedrijf.
9. Wees eerlijk als u het antwoord niet weet
Mogelijk moet u een klant in de wacht zetten of zijn gesprek doorverbinden als de gevreesde zich voordoet, u kent de oplossing niet.
Misschien heb je alles geprobeerd wat je kunt of heb je gewoon geen idee waar ze het over hebben.
Geen paniek; vertegenwoordigers van klantenondersteuning zijn ook mensen, en het is oké om niet de alwetende stem van de rede te zijn.
Dit is belangrijk bij de telefoon opnemen
Het is het beste om toe te geven wanneer u iets niet weet, in plaats van excuses te verzinnen of valse oplossingen te geven.
Vertel ze echter dat u er alles aan gaat doen om een antwoord te vinden en er even op terug te komen, of zoek een collega die het antwoord wel weet.
Klanten verwachten doorgaans niet dat u alle oplossingen bij de hand heeft, maar ze verwachten wel dat u transparant bent bij de telefoon beantwoorden.
Misschien heb je alles geprobeerd wat je kunt of heb je gewoon geen idee waar ze het over hebben.
Geen paniek; vertegenwoordigers van klantenondersteuning zijn ook mensen, en het is oké om niet de alwetende stem van de rede te zijn.
Dit is belangrijk bij de telefoon opnemen
Het is het beste om toe te geven wanneer u iets niet weet, in plaats van excuses te verzinnen of valse oplossingen te geven.
Vertel ze echter dat u er alles aan gaat doen om een antwoord te vinden en er even op terug te komen, of zoek een collega die het antwoord wel weet.
Klanten verwachten doorgaans niet dat u alle oplossingen bij de hand heeft, maar ze verwachten wel dat u transparant bent bij de telefoon beantwoorden.
10. Het probleem moet opgelost zijn
Klanten zijn toegewijd om hun doelen te bereiken en sommigen zullen bijna alles doen om succes te behalen, zelfs als dat betekent dat ze aan de telefoon blijven totdat ze hun zin krijgen.
Deze motivatie kan soms leiden tot stressvolle situaties waarin klanten geïrriteerd raken omdat een vertegenwoordiger een specifieke actie niet kan uitvoeren.
Deze gevallen zijn zeldzaam, maar ze zullen gebeuren, vooral als uw product absoluut noodzakelijk is voor het succes van de klant.
Welke maatregel is het beste om te nemen?
De beste maatregel die u in deze gevallen kunt nemen, is het bieden van proactieve klantenservice.
Let op signalen in de toon en het vocabulaire van de klant die op frustratie of stress kunnen duiden.
Voorkom vervolgens escalatie door zowel de wegversperring te erkennen als hoe het probleem de workflow van de klant beïnvloedt.
Dit toont aan de klant dat u actief naar hun verzoek hebt geluisterd en afgestemd bent op hun doelen.
Wat als dit niet lukt?
Als je de situatie niet onschadelijk kunt maken, is de volgende beste stap om een vervolgplan op te zetten.
Laat de klant weten dat u het probleem verder wilt onderzoeken en dat u het graag wilt opnemen via hun favoriete contactmethode.
Als de klant niet wil telefoneren, leg dan uit hoe u contact moet opnemen met interne referenties die u kunnen helpen met het probleem.
Duidelijk maken
Maak duidelijk dat het in het belang van de klant is om op te hangen en op een later tijdstip contact op te nemen.
Als dat niet mogelijk is, neem dan onmiddellijk contact op met uw manager om in te grijpen in de situatie.
Uitbesteden? Maak gebruik van een freelancer.
Deze motivatie kan soms leiden tot stressvolle situaties waarin klanten geïrriteerd raken omdat een vertegenwoordiger een specifieke actie niet kan uitvoeren.
Deze gevallen zijn zeldzaam, maar ze zullen gebeuren, vooral als uw product absoluut noodzakelijk is voor het succes van de klant.
Welke maatregel is het beste om te nemen?
De beste maatregel die u in deze gevallen kunt nemen, is het bieden van proactieve klantenservice.
Let op signalen in de toon en het vocabulaire van de klant die op frustratie of stress kunnen duiden.
Voorkom vervolgens escalatie door zowel de wegversperring te erkennen als hoe het probleem de workflow van de klant beïnvloedt.
Dit toont aan de klant dat u actief naar hun verzoek hebt geluisterd en afgestemd bent op hun doelen.
Wat als dit niet lukt?
Als je de situatie niet onschadelijk kunt maken, is de volgende beste stap om een vervolgplan op te zetten.
Laat de klant weten dat u het probleem verder wilt onderzoeken en dat u het graag wilt opnemen via hun favoriete contactmethode.
Als de klant niet wil telefoneren, leg dan uit hoe u contact moet opnemen met interne referenties die u kunnen helpen met het probleem.
Duidelijk maken
Maak duidelijk dat het in het belang van de klant is om op te hangen en op een later tijdstip contact op te nemen.
Als dat niet mogelijk is, neem dan onmiddellijk contact op met uw manager om in te grijpen in de situatie.
Uitbesteden? Maak gebruik van een freelancer.
11. De klant eist een manager te spreken
Veel klanten denken dat veeleisend spreken met het management zal helpen om hun zaak sneller op te lossen.
Hier moet je altijd rekening mee houden bij de telefoon laten opnemen.
In werkelijkheid dicteren klantenservice managers het standpunt van het bedrijf over klantenservice kwesties en zullen ze de eerste reactie van de vertegenwoordiger herhalen als dit in overeenstemming is met hun beleid.
Klantervaringen
Dit kan leiden tot slechte klantervaringen, omdat klanten het gevoel zullen hebben dat het bedrijf niet aan hun individuele behoeften heeft voldaan.
In plaats van te escaleren naar uw manager, kunt u de zaak zelf proberen af te handelen.
Je kunt je manager zeker om advies vragen, maar zorg ervoor dat ze niet actief deelnemen aan het gesprek met de klant.
Op het moment dat u uw manager binnenhaalt, geeft u actief aan de klant toe dat u hun probleem niet alleen kunt oplossen.
Soms zullen klanten ronduit eisen dat ze met uw manager praten.
Voor deze gevallen raden we aan om een regel met één waarschuwing te implementeren, wat betekent dat als een klant vraagt om met uw manager te spreken, u één kans heeft om de escalatie te voorkomen.
Vertel de klant zelfverzekerd dat hun beste kans om het probleem op te lossen uw hulp is en geef een overzicht van de stappen die u gaat nemen om hen te helpen.
Als dat niet werkt, vraag dan om later contact op te nemen met het management of breng hen rechtstreeks in contact met uw manager.
De kosten van de telefoon laten opnemen vallen erg mee.
Vraag vandaag nog een offerte bij ons aan!
Hier moet je altijd rekening mee houden bij de telefoon laten opnemen.
In werkelijkheid dicteren klantenservice managers het standpunt van het bedrijf over klantenservice kwesties en zullen ze de eerste reactie van de vertegenwoordiger herhalen als dit in overeenstemming is met hun beleid.
Klantervaringen
Dit kan leiden tot slechte klantervaringen, omdat klanten het gevoel zullen hebben dat het bedrijf niet aan hun individuele behoeften heeft voldaan.
In plaats van te escaleren naar uw manager, kunt u de zaak zelf proberen af te handelen.
Je kunt je manager zeker om advies vragen, maar zorg ervoor dat ze niet actief deelnemen aan het gesprek met de klant.
Op het moment dat u uw manager binnenhaalt, geeft u actief aan de klant toe dat u hun probleem niet alleen kunt oplossen.
Soms zullen klanten ronduit eisen dat ze met uw manager praten.
Voor deze gevallen raden we aan om een regel met één waarschuwing te implementeren, wat betekent dat als een klant vraagt om met uw manager te spreken, u één kans heeft om de escalatie te voorkomen.
Vertel de klant zelfverzekerd dat hun beste kans om het probleem op te lossen uw hulp is en geef een overzicht van de stappen die u gaat nemen om hen te helpen.
Als dat niet werkt, vraag dan om later contact op te nemen met het management of breng hen rechtstreeks in contact met uw manager.
De kosten van de telefoon laten opnemen vallen erg mee.
Vraag vandaag nog een offerte bij ons aan!
12. De klant begrijpt uw uitleg niet
Telefoons zijn geweldig om onmiddellijke ondersteuning te bieden voor eenvoudige en gemakkelijk op te lossen problemen, maar ze kunnen lastig zijn om aan te werken wanneer zaken complexer worden.
Zeker als het gaat om de telefoon laten opnemen.
Zowel u als de klant moeten belangrijke casusdetails bijhouden om ervoor te zorgen dat u tijdens het hele probleemoplossingsproces op dezelfde pagina zit.
In deze gevallen is het gemakkelijk voor klanten om informatie verkeerd te interpreteren en in de war te raken over de stappen die u aanbeveelt.
Uitleg over klantservice tools
Zelfs als u gedetailleerde stappen voor probleemoplossing geeft, is uw diepgaande uitleg mogelijk te geavanceerd voor het productkennisniveau van de klant.
Maak voor deze scenario's gebruik van klantenservicetools die u kunnen helpen uw uitleg te verduidelijken.
Tools zoals screenshares en virtuele assistenten bieden praktische ondersteuning en begeleiden klanten bij elke stap van het probleemoplossingsproces.
Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat ze uw aanbevelingen correct opvolgen en eventuele vragen op dat moment beantwoorden.
Als je geen toegang hebt tot dit soort tools, zijn er tal van gratis opties beschikbaar voor je team.
Zeker als het gaat om de telefoon laten opnemen.
Zowel u als de klant moeten belangrijke casusdetails bijhouden om ervoor te zorgen dat u tijdens het hele probleemoplossingsproces op dezelfde pagina zit.
In deze gevallen is het gemakkelijk voor klanten om informatie verkeerd te interpreteren en in de war te raken over de stappen die u aanbeveelt.
Uitleg over klantservice tools
Zelfs als u gedetailleerde stappen voor probleemoplossing geeft, is uw diepgaande uitleg mogelijk te geavanceerd voor het productkennisniveau van de klant.
Maak voor deze scenario's gebruik van klantenservicetools die u kunnen helpen uw uitleg te verduidelijken.
Tools zoals screenshares en virtuele assistenten bieden praktische ondersteuning en begeleiden klanten bij elke stap van het probleemoplossingsproces.
Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat ze uw aanbevelingen correct opvolgen en eventuele vragen op dat moment beantwoorden.
Als je geen toegang hebt tot dit soort tools, zijn er tal van gratis opties beschikbaar voor je team.
13. De klant houdt u te lang aan de lijn
Klanten waarderen hun tijd, maar ook de vertegenwoordigers van de klantenservice.
De meeste vertegenwoordigers hebben een case quotum dat ze elke dag moeten halen en zullen tekortschieten als ze vastlopen tijdens een langdurig gesprek.
Wanneer u elke dag meer dan 30 oproepen verwerkt, kunt u het zich niet veroorloven om vast te lopen in een uur durende oproep.
Dit stelt je voor een lastige uitdaging om zowel aan de behoeften van de klant als aan je eigen carrière doelen te voldoen.
Let op de bel tijd per klant
Hoewel u elke klant uw uiterste aandacht en toewijding aan hun probleem moet besteden, moet u er rekening mee houden hoe lang u met een klant aan de telefoon bent.
Als u geen noemenswaardige vooruitgang meer boekt in de zaak, vraag dan om een follow up.
Leg uit waarom u follow up moet geven en hoe dit tot een snellere oplossing zal leiden.
Deze maatregel helpt u niet alleen uw dagelijkse doelen te bereiken, maar zal ook proactief aantonen dat u rekening houdt met de tijd van de klant.
Door de telefoon te laten opnemen door een virtual assistant op afstand bent u overal van af.
De meeste vertegenwoordigers hebben een case quotum dat ze elke dag moeten halen en zullen tekortschieten als ze vastlopen tijdens een langdurig gesprek.
Wanneer u elke dag meer dan 30 oproepen verwerkt, kunt u het zich niet veroorloven om vast te lopen in een uur durende oproep.
Dit stelt je voor een lastige uitdaging om zowel aan de behoeften van de klant als aan je eigen carrière doelen te voldoen.
Let op de bel tijd per klant
Hoewel u elke klant uw uiterste aandacht en toewijding aan hun probleem moet besteden, moet u er rekening mee houden hoe lang u met een klant aan de telefoon bent.
Als u geen noemenswaardige vooruitgang meer boekt in de zaak, vraag dan om een follow up.
Leg uit waarom u follow up moet geven en hoe dit tot een snellere oplossing zal leiden.
Deze maatregel helpt u niet alleen uw dagelijkse doelen te bereiken, maar zal ook proactief aantonen dat u rekening houdt met de tijd van de klant.
Door de telefoon te laten opnemen door een virtual assistant op afstand bent u overal van af.
14. Let op uw volume
U bent misschien zo gefocust op uw telefoongesprek met een klant dat u nauwelijks aandacht besteedt aan uw huidige situatie.
Als je in een callcenter werkt, kan het behoorlijk luidruchtig worden.
Waar moet je op letten bij de telefoon laten opnemen?
U wilt altijd rekening houden met uw volume en ervoor zorgen dat u het vermogen van uw collega's om met klanten te praten en hun werk gedaan te krijgen, niet verstoort.
Als u in gesprek bent en u harder moet spreken vanwege een slechte verbinding of een slechthorende klant, gaat u gewoon de kamer uit en spreekt u afzonderlijk met hen.
Uw klanten zijn altijd uw belangrijkste zorg, maar u wilt de werkomgeving van anderen op uw werkplek niet in de weg staan.
Laat ons voor u de telefoon opnemen.
Contact ons direct.
Als je in een callcenter werkt, kan het behoorlijk luidruchtig worden.
Waar moet je op letten bij de telefoon laten opnemen?
U wilt altijd rekening houden met uw volume en ervoor zorgen dat u het vermogen van uw collega's om met klanten te praten en hun werk gedaan te krijgen, niet verstoort.
Als u in gesprek bent en u harder moet spreken vanwege een slechte verbinding of een slechthorende klant, gaat u gewoon de kamer uit en spreekt u afzonderlijk met hen.
Uw klanten zijn altijd uw belangrijkste zorg, maar u wilt de werkomgeving van anderen op uw werkplek niet in de weg staan.
Laat ons voor u de telefoon opnemen.
Contact ons direct.
15. Controleer op voicemails en reageer
Het is heel goed mogelijk dat een klant contact met je opneemt als je even pauze hebt of nadat je een dag niet hebt gewerkt.
Als het mogelijk is dat u voicemails ontvangt, zorg er dan voor dat u deze altijd controleert.
Het is gemakkelijk voor een voicemail om onder de radar te glippen, maar de klant zal het niet snel vergeten.
Begin en eindig elke dag door uw voicemail te beluisteren
Het duurt slechts een paar minuten en kan een verloren verzoek om klantenondersteuning voorkomen.
Uw klanten zullen uw snelle reactie op prijs stellen en u kunt doorgaan met waar u goed in bent: deskundige en vriendelijke ondersteuning bieden.
Telefoon laten beantwoorden
Deze tips zouden u en uw team basisrichtlijnen moeten geven voor telefoonetiquette en, indien correct uitgevoerd, zou uw bedrijf een aanzienlijke verbetering van de klantervaring moeten zien.
Er zullen echter enkele interacties zijn waarbij deze acties mogelijk niet voldoende zijn om de situatie onschadelijk te maken.
Behalve natuurlijk de telefoon laten opnemen.
Bij sommige klantinteracties moet uw team speciale maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de onmiddellijke en lange termijn behoeften van de klant.
In de volgende sectie zullen we enkele van deze scenario's uitsplitsen en wat u kunt doen om ze op te lossen.
Als het mogelijk is dat u voicemails ontvangt, zorg er dan voor dat u deze altijd controleert.
Het is gemakkelijk voor een voicemail om onder de radar te glippen, maar de klant zal het niet snel vergeten.
Begin en eindig elke dag door uw voicemail te beluisteren
Het duurt slechts een paar minuten en kan een verloren verzoek om klantenondersteuning voorkomen.
Uw klanten zullen uw snelle reactie op prijs stellen en u kunt doorgaan met waar u goed in bent: deskundige en vriendelijke ondersteuning bieden.
Telefoon laten beantwoorden
Deze tips zouden u en uw team basisrichtlijnen moeten geven voor telefoonetiquette en, indien correct uitgevoerd, zou uw bedrijf een aanzienlijke verbetering van de klantervaring moeten zien.
Er zullen echter enkele interacties zijn waarbij deze acties mogelijk niet voldoende zijn om de situatie onschadelijk te maken.
Behalve natuurlijk de telefoon laten opnemen.
Bij sommige klantinteracties moet uw team speciale maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de onmiddellijke en lange termijn behoeften van de klant.
In de volgende sectie zullen we enkele van deze scenario's uitsplitsen en wat u kunt doen om ze op te lossen.
Top 10 dingen die u moet vermijden
Nu u weet hoe u de telefoon wél moet opnemen, gaan we verder in op het punt waar je dingen moet vermijden om te doen terwijl je de telefoon opneemt.
Hierdoor kunt u een beter onderscheid maken tussen wat u juist wel of juist niet moet doen tijdens een telefoongesprek.
De manier waarop u uw klanten en potentiële klanten begroet, is belangrijk.
De kunst van klantenservice is precies dat: een kunst.
De juiste toon krijgen is cruciaal om uw bedrijfsresultaten te vergroten.
Tweede natuur
Helaas is klantenservice voor velen van ons niet altijd een tweede natuur.
Het vereist voortdurend leren om het consequent goed te doen.
Laten we eens kijken naar de tien belangrijkste dingen die u moet vermijden als u de telefoon opneemt.
Volg onze volgende tips voor het opnemen van een bedrijfstelefoon.
Hierdoor kunt u een beter onderscheid maken tussen wat u juist wel of juist niet moet doen tijdens een telefoongesprek.
De manier waarop u uw klanten en potentiële klanten begroet, is belangrijk.
De kunst van klantenservice is precies dat: een kunst.
De juiste toon krijgen is cruciaal om uw bedrijfsresultaten te vergroten.
Tweede natuur
Helaas is klantenservice voor velen van ons niet altijd een tweede natuur.
Het vereist voortdurend leren om het consequent goed te doen.
Laten we eens kijken naar de tien belangrijkste dingen die u moet vermijden als u de telefoon opneemt.
Volg onze volgende tips voor het opnemen van een bedrijfstelefoon.
Top 10
1. Sla de luidspreker van de telefoon over
Het is natuurlijk handig, maar het geeft uw bellers niet de geluidskwaliteit die ze verdienen.
Neem de telefoon niet op afstand op: laat bellers zien dat u om hen geeft en aanwezig bent door hen niet te belasten om u te horen.
2. Houdt de kauwgom weg
Van alle dingen die je niet moet doen bij het beantwoorden van de telefoon, staat deze bovenaan de lijst.
Niets zegt zo onprofessioneel als het geluid van kauwgom.
Als kauwgom een probleem is in uw kantoor, is het een verstandig idee om een kauwgomvrij beleid in te voeren voor mensen die de telefoon opnemen.
3. Vermijd afleiding
Laat u niet afleiden door de kamer en mensen om u heen.
Als iemand je belt, zijn ze op jou gefocust.
Bellers moeten vragen om zichzelf keer op keer te herhalen, simpelweg omdat u niet volledig oplet, is een absoluut no go.
4. Voorkom inconsistenties
Beantwoordt iedereen de telefoon van uw bedrijf op een andere manier?
Branding is cruciaal om het vertrouwen van klanten te wekken: schrijf een script en dwing het af.
Een voorbeeld zou zijn: 'Bedankt voor het bellen van Virtual Assistant Nederland.
Dit is Ashley. Hoe kunnen we u vandaag helpen?'
5. Beperk achtergrondgeluiden
In wat voor soort kamer bevinden uw telefoons zich?
Als het een luidruchtige garage, winkel of kantoor is, wil je misschien twee keer nadenken.
Te veel achtergrondgeluiden leiden uw bellers af, waardoor ze steeds weer 'wat' moeten vragen, waardoor ze een minder dan professioneel imago van uw bedrijf krijgen.
6. Niet fluisteren
Zorg ervoor dat uw bellers u kunnen horen.
Sommigen van ons dempen natuurlijk onze stem aan de telefoon, dit is een totale no go.
Het is geen spelletje verstoppertje, fluister niet.
Als u weet dat uw stem van nature zachter wordt wanneer u de telefoon opneemt, maak dan een notitie en werk eraan.
7. Schreeuw niet
Niets zegt: 'Ik bel gewoon iemand anders' zoals een bedrijf bellen met een vertegenwoordiger die lijkt te schreeuwen!
Als u van nature uw stem verheft wanneer u aan de telefoon bent, is het van cruciaal belang dat u een stapje verder gaat, zodat u de klanten niet wegjaagt!
8. Gebruik geen slechte apparatuur
Telefoonapparatuur die altijd de verbinding verbreekt, oproepen verbreekt of vol interferentie zit, werkt gewoon niet.
Zorg ervoor dat uw telefoonapparatuur van goede kwaliteit is en in goede staat verkeert.
9. Reageer niet anoniem
Een vreemd bedrijf bellen kan voor sommige van uw klanten een beetje onaangenaam zijn.
Zet de toon door altijd uw naam te zeggen wanneer bellers bellen, zodat ze weten dat u een persoon bent, net als zij.
Als u uw naam zegt, verhoogt u de klantbetrokkenheid en loyaliteit aanzienlijk.
10. Zorg ervoor dat u niet per ongeluk ophangt
Of het nu gaat om een slechte telefoonapparatuur, een grote afleiding, een nieuwe werknemer of het per ongeluk indrukken van de mute knop, probeer koste wat het kost te voorkomen dat u per ongeluk ophangt.
Als je een klant ophangt, loop je het risico hem voor altijd te verliezen.
Als ze je niet kunnen vertrouwen om een telefoongesprek gaande te houden, zullen ze uiteindelijk vragen: waar kun je mee vertrouwd worden?
Het is natuurlijk handig, maar het geeft uw bellers niet de geluidskwaliteit die ze verdienen.
Neem de telefoon niet op afstand op: laat bellers zien dat u om hen geeft en aanwezig bent door hen niet te belasten om u te horen.
2. Houdt de kauwgom weg
Van alle dingen die je niet moet doen bij het beantwoorden van de telefoon, staat deze bovenaan de lijst.
Niets zegt zo onprofessioneel als het geluid van kauwgom.
Als kauwgom een probleem is in uw kantoor, is het een verstandig idee om een kauwgomvrij beleid in te voeren voor mensen die de telefoon opnemen.
3. Vermijd afleiding
Laat u niet afleiden door de kamer en mensen om u heen.
Als iemand je belt, zijn ze op jou gefocust.
Bellers moeten vragen om zichzelf keer op keer te herhalen, simpelweg omdat u niet volledig oplet, is een absoluut no go.
4. Voorkom inconsistenties
Beantwoordt iedereen de telefoon van uw bedrijf op een andere manier?
Branding is cruciaal om het vertrouwen van klanten te wekken: schrijf een script en dwing het af.
Een voorbeeld zou zijn: 'Bedankt voor het bellen van Virtual Assistant Nederland.
Dit is Ashley. Hoe kunnen we u vandaag helpen?'
5. Beperk achtergrondgeluiden
In wat voor soort kamer bevinden uw telefoons zich?
Als het een luidruchtige garage, winkel of kantoor is, wil je misschien twee keer nadenken.
Te veel achtergrondgeluiden leiden uw bellers af, waardoor ze steeds weer 'wat' moeten vragen, waardoor ze een minder dan professioneel imago van uw bedrijf krijgen.
6. Niet fluisteren
Zorg ervoor dat uw bellers u kunnen horen.
Sommigen van ons dempen natuurlijk onze stem aan de telefoon, dit is een totale no go.
Het is geen spelletje verstoppertje, fluister niet.
Als u weet dat uw stem van nature zachter wordt wanneer u de telefoon opneemt, maak dan een notitie en werk eraan.
7. Schreeuw niet
Niets zegt: 'Ik bel gewoon iemand anders' zoals een bedrijf bellen met een vertegenwoordiger die lijkt te schreeuwen!
Als u van nature uw stem verheft wanneer u aan de telefoon bent, is het van cruciaal belang dat u een stapje verder gaat, zodat u de klanten niet wegjaagt!
8. Gebruik geen slechte apparatuur
Telefoonapparatuur die altijd de verbinding verbreekt, oproepen verbreekt of vol interferentie zit, werkt gewoon niet.
Zorg ervoor dat uw telefoonapparatuur van goede kwaliteit is en in goede staat verkeert.
9. Reageer niet anoniem
Een vreemd bedrijf bellen kan voor sommige van uw klanten een beetje onaangenaam zijn.
Zet de toon door altijd uw naam te zeggen wanneer bellers bellen, zodat ze weten dat u een persoon bent, net als zij.
Als u uw naam zegt, verhoogt u de klantbetrokkenheid en loyaliteit aanzienlijk.
10. Zorg ervoor dat u niet per ongeluk ophangt
Of het nu gaat om een slechte telefoonapparatuur, een grote afleiding, een nieuwe werknemer of het per ongeluk indrukken van de mute knop, probeer koste wat het kost te voorkomen dat u per ongeluk ophangt.
Als je een klant ophangt, loop je het risico hem voor altijd te verliezen.
Als ze je niet kunnen vertrouwen om een telefoongesprek gaande te houden, zullen ze uiteindelijk vragen: waar kun je mee vertrouwd worden?
Wat kost de telefoon laten opnemen?
De gemiddelde kosten voor een telefoon laten opnemen is €27,50 per uur.
We hebben het dan over simpel basis werk.
Bij inhoudelijke functies kan dit oplopen tot wel €55 per uur.
Het beste kunt u kosteloos en vrijblijvend een offerte aanvragen.
We hebben het dan over simpel basis werk.
Bij inhoudelijke functies kan dit oplopen tot wel €55 per uur.
Het beste kunt u kosteloos en vrijblijvend een offerte aanvragen.
Helpdesk voor opdrachtgevers: 030-2072755
